مدیریت قرارداد حمل و نقل برای بسیاری از فورواردرها منجر به از دست رفتن فرصت‌ها و افزایش هزینه‌ها می‌شود. با پیچیده‌تر شدن صنعت لجستیک، شرکت‌های زیادی با انبوهی از قراردادها روبه‌رو هستند که شامل کریرهای مختلف، خدمات متفاوت و قوانین متعدد می‌شود. برای فورواردرها، این موضوع دو مشکل اساسی ایجاد می‌کند:
- اول اینکه تعداد و تنوع قراردادها بسیار زیاد است؛ از قراردادهای حمل‌ونقل گرفته تا قراردادهای انبارداری که هر کدام شرایط، نرخ‌ها و قوانین خاص خود را دارند.
- دوم اینکه شرایط بازار و مقررات مدام در حال تغییر است و ممکن است شرایطی که امروز مناسب است، تقریباً یک شبه منسوخ شود.
در بسیاری از شرکت‌ها، مدیریت قراردادها هنوز به‌عنوان یک وظیفه‌ی اداری سنگین و کم‌اهمیت در نظر گرفته می‌شود، اما این نگاه اشتباه است. زیرا مدیریت ضعیف قراردادها باعث از دست رفتن درآمد و افزایش خطر نقض قوانین خواهد شد.
در مقابل، شرکت‌های آینده‌نگر این واقعیت را درک کرده‌اند که مدیریت درست قراردادهای حمل‌ونقل فقط برای کاهش ریسک نیست، بلکه می‌تواند باعث سودآوری بیشتر و مزیت رقابتی شود. فورواردرهای حرفه‌ای با استفاده از فناوری، تحلیل داده و مذاکره‌های هدفمند، نگاهشان به مدیریت قراردادها را تغییر داده و کاری را که قبلاً یک وظیفه‌ی اداری و خسته‌کننده بود، به فرصتی برای رشد کسب‌وکار خود تبدیل کرده‌اند.
در این مقاله روش‌هایی را بررسی می‌کنیم که فریت فورواردرهای حرفه‌ای برای بهبود مدیریت قراردادهای خود استفاده می‌کنند. قرار است بهترین روش‌ها و ابزارها را معرفی کنیم که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا بر چالش‌های لجستیکی امروزی فائق شوند. اگر با مشکلات قانونی و مدیریتی روبه‌رو هستید یا می‌خواهید هزینه‌هایتان را کاهش دهید، نکات این مطلب راهنمای شما برای تبدیل مدیریت قرارداد حمل‌ونقل به بخش مهمی از استراتژی تجاری‌تان خواهد بود.
نگاهی به انواع قرارداد حمل و نقل
قراردادهای حمل‌ونقل پایه‌ی هر فعالیت موفق لجستیکی هستند که نرخ‌ها، مسئولیت‌ها، محدودیت‌ها و وظایف بین طرفین مختلف و فورواردرها را مشخص می‌کنند. در ادامه به مهم‌ترین انواع این قراردادها اشاره می‌کنیم. برای مدیریت قرارداد های حمل نقل خود می توانید از نرم افزار مدیریت حمل و نقل رویان کمک بگیرید.
۱. بارنامه (Bill of Lading – BOL)
نکته حائز اهمیت این است که بارنامه در اصل قرارداد نیست، اما بسیار مهم است و مانند رسید کالاهای ارسالی عمل می‌کند که وقتی امضا شود، از نظر قانونی لازم‌الاجرا خواهد بود.
۲. بارنامه هوایی (Air Waybill)
نسخه هوایی بارنامه یا BOL در حمل‌ونقل هوایی است. سندی غیرقابل‌انتقال که تمام اطلاعات مربوط به محموله هوایی را شامل می‌شود و فقط گیرنده درج‌شده در سند می‌تواند آن را دریافت کند.
۳. توافق‌نامه کریر و کارگزار (Broker Carrier Agreement)
پس از توافق بر سر نرخ‌ها با یک کریر، این قرارداد بسته می‌شود که شامل شرایط پرداخت، بیمه و جزئیات همکاری است.
۴. درخواست بار (Load Tender)
تندر بار در واقع برنامه‌ی دقیق هر حمل‌ونقل است که مشخص می‌کند چه کالایی ارسال می‌شود، مقصد کجاست و گیرنده چه کسی است. اگر این اطلاعات دقیق نباشد، ممکن است اشتباهات پرهزینه‌ای رخ دهد.
۵. قبض انبار (Warehouse Receipt)
اگر کالا در انبار نگهداری می‌شود، این رسید اهمیت زیادی دارد، زیرا ثابت می‌کند مالک کالا چه کسی است و حتی می‌تواند به‌عنوان وثیقه برای وام استفاده شود.
۶. تاییدیه نرخ (Rate Confirmation)
سندی قانونی است که نرخ‌های توافق‌شده را تثبیت می‌کند و نگهداری درست آن از اختلافات قیمتی در آینده جلوگیری خواهد کرد.
بیشتر بخوانید: فرق حمل و نقل دریایی و هوایی
۷. توافق‌نامه چارتر پارتی (Charter Party Agreement – CPA)
این توافق‌نامه در حمل‌ونقل دریایی کاربرد دارد و شرایط اجاره‌ی کشتی را مشخص می‌کند، چه برای یک سفر خاص و چه برای یک بازه‌ی زمانی مشخص.
۸. قرارداد خدمات جانبی (Accessorial Contract)
هزینه‌های اضافی مثل سوخت یا زمان انتظار در این قراردادها مشخص می‌شود تا از بحث و سردرگمی در مورد هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده جلوگیری شود.
۹. سند حمل‌ونقل چندوجهی (Multimodal Transport Document – MTD)
برای محموله‌هایی که از چندین روش حمل‌ونقل استفاده می‌کنند، MTD سند اصلی است. این سند یک قرارداد جامع برای کل مسیر حمل‌ونقل است، بدون توجه به اینکه در چند نوع روش حمل درگیر باشد.
چالش های مدیریت قرارداد حمل و نقل
مدیریت قرارداد حمل و نقل کار ساده‌ای نیست، چون افراد و شرکت‌های زیادی در این قراردادها دخیل هستند و هر کدام منافع و دغدغه‌های خودشان را دارند.
فورواردرها معمولاً برای مدیریت این قراردادها با این مشکلات زیر روبه‌رو خواهند شد:
- مشکل در کنترل نسخه‌ها: پیدا کردن آخرین نسخه قرارداد بین چند طرف مختلف سخت است.
- مشکلات انطباق با قوانین: قوانین در کشورهای مختلف مدام تغییر می‌کند و پیگیری آن‌ها دشوار است.
- نوسانات نرخ حمل‌ونقل: تغییرات بازار می‌تواند نرخ‌های توافق‌شده را بی‌ارزش کند.
- پراکندگی اطلاعات: اطلاعات مهم در بخش‌ها یا سیستم‌های مختلف باقی می‌ماند و باعث از دست رفتن فرصت‌ها می‌شود.
- فرایندهای دستی: بسیاری از فورواردرها هنوز از سیستم‌های کاغذی و ورود دستی داده استفاده می‌کنند.
- نبود دید کل‌نگر: بدون یک سیستم متمرکز، دشوار است که یک دید کلی از تمام تعهدات و فرصت‌های قرارداد به دست آورد.
- کندی در مذاکره: فرآیند تایید طولانی می‌تواند امضای قراردادها را به تأخیر بیندازد و روابط کاری را تحت‌فشار قرار دهد.
برای حل این مشکلات، نیاز به یک سیستم قدرتمند برای مدیریت قراردادها وجود دارد. در بخش بعدی، روش‌هایی را بررسی می‌کنیم که فورواردرها برای مدیریت مؤثرتر قراردادهای خود به کار می‌برند.
بیشتر بخوانید: انواع قراردادهای حمل و نقل بین المللی
رعایت قوانین در مدیریت قرارداد حمل و نقل
رعایت قوانین و مقررات در فریت فورواردرینگ بسیار مهم است، چون حتی یک اشتباه کوچک می‌تواند منجر به جریمه‌های سنگین، آسیب به اعتبار شرکت، یا حتی پیگرد قانونی شود.
قراردادهای حمل‌ونقل باید با مجموعه‌ای از قوانین بین‌المللی تجارت، الزامات گمرکی، استانداردهای زیست‌محیطی و پروتکل‌های ایمنی هماهنگ باشند. از طرفی هر کشور قوانین خاص خودش را دارد و همین موضوع باعث می‌شود هیچ رویکرد یکسانی برای همه موقعیت‌ها جواب ندهد.
زمینه‌های کلیدی که باید در رعایت قوانین به آن‌ها توجه کرد عبارت‌اند از:
- مقررات تجارت بین‌المللی: شامل قواعد اینکوترمز (INCOTERMS)، تحریم‌ها و بررسی فهرست افراد یا شرکت‌های ممنوعه می‌شود.
- قوانین گمرکی: مدارک دقیق، طبقه‌بندی درست کالاها و رعایت قوانین واردات و صادرات بسیار ضروری است.
- مقررات زیست‌محیطی: از استانداردهای آلایندگی گرفته تا قوانین بسته‌بندی؛ لجستیک سبز دیگر فقط یک ترند نیست، بلکه الزام قانونی است.
- استانداردهای ایمنی و امنیت: برنامه‌هایی مانند CTPAT ،AEO و سایر طرح‌های بین‌المللی، سطح امنیت زنجیره تأمین را مشخص می‌کنند.
پیامدهای عدم رعایت قوانین می‌تواند بسیار سنگین باشد و علاوه بر جریمه‌های مالی، فورواردرها ممکن است مجوز فعالیت خود را از دست بدهند، روابطشان با مشتریان آسیب ببیند یا در موارد شدید با اتهامات کیفری روبه‌رو شوند.
برای رعایت مقررات در قراردادهای متعدد، اطلاع از موارد ضروری است:
- متمرکز کردن مدیریت قراردادهای حمل‌ونقل برای ایجاد هماهنگی و ثبات
- استفاده از بررسی‌های خودکار برای کنترل رعایت قوانین
- اطلاع مداوم از تغییرات قانونی از طریق انجمن‌های صنعتی و مشاوران حقوقی
- پیش‌بینی انعطاف در قراردادها تا در صورت تغییر قوانین بتوان آن‌ها را به‌روزرسانی کرد
به یاد داشته باشید، رعایت قوانین فقط برای جلوگیری از دردسر نیست، بلکه باعث ایجاد اعتماد و اعتبار در بازار رقابتی می‌شود.
بیشتر بخوانید: تحول دیجیتال در صنعت حمل و نقل و لجستیک
صرفه‌جویی در هزینه‌ها با مدیریت استراتژیک قرارداد حمل و نقل
در دنیای فریت فورواردرینگ که حاشیه سود بسیار کم است، هر دلار اهمیت دارد و مدیریت قرارداد حمل و نقل می‌تواند منجر به سودآوری بیشتر شود، بدون اینکه کیفیت خدمات کاهش پیدا کند.
در قدم اول باید فرصت‌های صرفه‌جویی در هزینه را در قراردادهای خود شناسایی کنید. برای این کار به دنبال موارد زیر باشید:
- خدمات تکراری یا پوشش‌های مشابه
- نرخ‌های قدیمی که با شرایط فعلی بازار هم‌خوانی ندارند
- تعهدات حجمی که به طور کامل استفاده نمی‌شوند
- مسیرها یا روش‌های حمل‌ونقلی که کارایی کافی ندارند
در زمان مذاکره باید با اطلاعات دقیق از بازار، شاخص‌های عملکرد و نیازهای عملیاتی وارد گفتگو شوید. از حجم حمل و تعهدات بلندمدت خود برای گرفتن تخفیف استفاده کنید، اما هوشمندانه عمل کنید. گاهی داشتن همکاری با چند کریر مختلف، ارزشمندتر از تخفیف زیاد از یک کریر است.
نکته کلیدی، حفظ تعادل بین کاهش هزینه و کیفیت خدمات است. ارزان‌ترین گزینه همیشه بهترین نیست، چون ممکن است باعث تأخیر، آسیب به کالا یا نارضایتی مشتری شود. پس به‌جای تمرکز صرف روی قیمت اولیه، به هزینه واقعی کل فرآیند توجه کنید.
پیشنهاد می کنیم مقاله استراتژی افزایش فروش حمل و نقل بار را مطالعه کنید.
راهکارهای مبتنی بر فناوری برای مدیریت قراردادهای حمل‌ونقل
استفاده از اکسل یا بایگانی‌های کاغذی برای مدیریت قراردادها دیگر کارآمد نیست؛ در دنیای دیجیتال امروز، فناوری در حال تغییر کامل نحوه کار فورواردرها است و پلتفرم‌های نرم‌افزاری در خط مقدم این تحول هستند.
نرم‌افزارهای مدرن مدیریت قرارداد حمل و نقل امکانات زیر را فراهم می‌کنند:
- مرکز نگهداری قراردادها برای دسترسی آسان و کنترل نسخه‌ها
- مقایسه و بهینه‌سازی نرخ‌ها به‌صورت لحظه‌ای
- اتصال با سیستم‌های دیگر مانند نرم‌افزارهای حسابداری برای ایجاد گردش کاری یکپارچه
مزایای دیجیتالی کردن مدیریت قراردادها بسیار چشمگیر است؛ برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:
- بهبود ردیابی و دسترسی آسان‌تر: دیگر نیازی به جست‌وجو بین ایمیل‌ها یا پوشه‌های کاغذی نیست.
- انطباق پیشرفته با مقررات به‌روز: بررسی‌های خودکار احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
- بهینه‌سازی هزینه‌ها: تحلیل لحظه‌ای به شما کمک می‌کند بهترین نرخ‌ها و شرایط را انتخاب کنید.
- مذاکره سریع‌تر: امضاهای دیجیتال و تاییدهای آنلاین، روند قرارداد را سرعت می‌بخشند.
البته اجرای این سیستم‌ها نیاز به برنامه‌ریزی دقیق دارد. ابتدا باید نیازهای خود را به‌روشنی مشخص کرده و از همان ابتدا ذی‌نفعان اصلی را درگیر کنید، همچنین آموزش کامل برای تیم خود فراهم کنید. با پذیرش مدیریت قرارداد مبتنی بر فناوری، فورواردرها می‌توانند فرآیندی که پیش‌تر سنگین و زمان‌بر بود را به مزیت رقابتی واقعی تبدیل کنند و بهره‌وری و سودآوری خود را افزایش دهند.
همچنین بخوانید: مقایسه نرم افزارهای مدیریت حمل و نقل بین المللی
سخن پایانی
مدیریت قرارداد حمل و نقل دیگر فقط پر کردن فرم‌ها و نگهداری اسناد نیست، بلکه یک بخش استراتژیک برای رشد کسب‌وکار است. امروزه شرکت‌های فورواردینگ با حجم عظیمی از قراردادها سروکار دارند که هر کدام شرایط، نرخ‌ها و الزامات متفاوتی دارد و بدون یک سیستم منسجم برای مدیریت این قراردادها، فورواردرها با چالش‌هایی مانند پراکندگی اطلاعات، مشکلات انطباق با قوانین و از دست رفتن فرصت‌های سودآوری مواجه خواهند شد.
نرم‌افزار رویان با فراهم‌کردن بستری یکپارچه، مدیریت قراردادهای حمل‌ونقل بین‌المللی را تسهیل می‌کند. این سامانه به فورواردرها کمک می‌کند تا قراردادهای خود را ساده‌تر ثبت، پیگیری و مدیریت کنند و با تمرکز بیشتر بر عملیات، زمان و هزینه‌های خود را بهینه سازند.
