حسابداری حمل و نقل چیست و چه تاثیری روی هزینه ها دارد؟

شرکت‌های فورواردینگ در مسیر رشد و توسعه با حجم گسترده‌ای از هزینه‌ها و درآمدهای مالی مواجه هستند که مدیریت دقیق آن‌ها، کلید موفقیت در این صنعت رقابتی است. حسابداری حمل و نقل چیست و چگونه می‌تواند به بهبود عملکرد مالی کسب‌وکار شما کمک کند؟ این سوالی است که بسیاری از فعالان حوزه لجستیک با آن روبه‌رو می‌شوند. در این مطلب نگاهی جامع به مفهوم، اهمیت و کاربردهای حسابداری حمل و نقل خواهیم داشت تا بتوانید تصمیمات مالی هوشمندانه‌تری برای کسب‌وکارتان بگیرید. همراه ما باشید. 

حسابداری حمل و نقل چیست؟

حسابداری حمل و نقل فرآیند ثبت، پیگیری و تحلیل تمامی هزینه‌های مرتبط با جابجایی کالاها از مبدأ تا مقصد را شامل می‌شود. این سیستم حسابداری فورواردرها را قادر می‌سازد تا کنترل کاملی روی جریان‌های مالی عملیات حمل‌ونقل خود داشته باشند. از هزینه‌های کریر گرفته تا عوارض گمرکی، انبارداری و بیمه، همه موارد در این چارچوب حسابداری رصد می‌شوند.

در زیر چند نمونه از مؤلفه‌هایی که در حسابداری هزینه حمل‌ونقل محاسبه می‌شوند آورده شده است:

• ارزش دارایی (Asset Value): قیمت واقعی یا بهای تمام‌شده‌ی کالاهای فروخته‌شده است. تغییرات در ارزش دارایی (مانند استهلاک، کاهش ارزش دارایی و غیره) می‌تواند بر عملکرد مالی و عملیات حمل‌ونقل تأثیر بگذارد.
• هزینه حمل‌ونقل (Freight Expense): کل مبالغی که برای تامین خدمات حمل، جابجایی و نگهداری کالا پرداخت می‌شود.
• هزینه حمل ورودی (Freight In): هزینه حمل‌ونقل مربوط به تحویل کالا از فرستنده به گیرنده است و توسط گیرنده پرداخت می‌شود.
• هزینه حمل خروجی (Freight Out): هزینه حمل‌ونقلی که فروشنده متقبل می‌شود و معمولا در قیمت نهایی محصول برای مشتری منظور می‌گردد.
• تحویل کالا روی عرشه (Freight On Board – FOB): اصطلاحی در بازرگانی است که نشان می‌دهد مسئولیت و هزینه حمل کالا از فروشنده به خریدار، به طور رسمی و قانونی در چه مرحله‌ای منتقل می‌شود. بر اساس FOB، فروشنده پس از تحویل کالا روی عرشه‌ی کشتی، مالکیت و مسئولیت را به خریدار واگذار می‌کند و از آن لحظه به بعد، هزینه و ریسک حمل‌ونقل بر عهده خریدار است.
• تحویل روی عرشه در مبدا (FOB Shipping Point): اصطلاحی است که نشان می‌دهد مسئولیت پرداخت هزینه حمل کالا پس از رسیدن کالا به محل ارسال (مبدأ حمل) برعهده خریدار است.
• تحویل روی عرشه در مقصد (FOB Destination): اصطلاحی است که در آن مسئولیت جبران خسارت یا جایگزینی کالاهای آسیب‌دیده در طول مسیر حمل و نقل، همچنان برعهده فروشنده است. این مسئولیت تا زمانی که کالا به محل تعیین‌شده توسط خریدار تحویل داده شود، ادامه دارد.

پیشنهاد میکنیم مقاله بهترین نرم افزار حسابداری حمل و نقل بین المللی را مطالعه کنید.

اهمیت حسابداری حمل و نقل چیست؟

مزایای حسابداری حمل‌ونقل برای کسب‌وکارهای فعال در صنعت لجستیک را می‌توان در موارد زیر یافت:

۱. شفافیت کامل در جریان‌های مالی

با پیاده‌سازی سیستم حسابداری حمل و نقل، می‌توانید هر ریال از هزینه‌های عملیاتی خود را ردیابی کنید. این شفافیت به شما کمک می‌کند تا تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید؛ از جمله اینکه کدام مسیرها سودآورتر هستند، کدام کریرها قیمت‌های رقابتی‌تری دارند و چگونه می‌توانید ساختار هزینه‌های خود را بهینه کنید.

۲. کاهش خطاها و افزایش سرعت عملیات

حسابداری حمل‌ونقل فرآیندهای حسابداری مهم را خودکار می‌کند و احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد؛ همچنین نگهداری و ردیابی اسناد یا فاکتورهای حمل‌ونقل را آسان‌تر می‌کند.

۳. بهبود مدل‌سازی و تحلیل مالی

حسابداری حمل‌ونقل فرآیند بررسی هزینه‌های قبلی را برای مدل‌سازی و تحلیل مالی ساده می‌کند. علاوه بر این چون تمام اسناد حسابداری حمل‌ونقل در یک مکان قرار دارند، به شما کمک می‌کند تا صورت‌های مالی برای معاملات فورواردرها تهیه کنید.

۴. بهبود یکپارچگی و همکاری

بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری حمل‌ونقل با پلتفرم‌های فورواردینگ یکپارچه می‌شوند که این موضوع به هموار شدن همکاری بین مدیران، کارمندان و طرف‌های ثالث کمک می‌کند؛ زیرا می‌توانند وظایف و برنامه‌های تعیین‌شده را مشاهده کنند.

۵. ساده‌سازی فرآیندهای مالیاتی

وقتی به راحتی می‌توانید به تمام هزینه‌ها یا تراکنش‌های حسابداری حمل‌ونقل خود دسترسی پیدا کنید، ثبت اظهارنامه مالیاتی زمان و تلاش کمتری نیاز خواهد داشت. همچنین این ابزار به شما کمک می‌کند نرخ مالیات صحیح را برای تراکنش‌ها اعمال کرده و از قوانین مالیاتی پیروی کنید.

بیشتر بخوانید: اینکوترمز چیست

۶ عامل مهم و تاثیرگذار روی هزینه‌های حمل و نقل

حالا که دیدیم حسابداری حمل و نقل چیست باید بدانیم که عوامل مختلفی روی هزینه‌های حمل و نقل تاثیر دارند که باید در فرآیند حسابداری به آن‌ها توجه کرد:

۱. روش حمل‌ونقل

روش حمل‌ونقل (هوایی، دریایی، زمینی) می‌تواند به شدت بر هزینه‌هایی که فرستنده متحمل می‌شود، تاثیر بگذارد. علاوه بر این استفاده از حمل و نقل چند وجهی ، هزینه تحویل را افزایش خواهد داد.

۲. وزن محموله

محموله‌های سنگین‌تر معمولا هزینه بیشتری نسبت به بسته‌های سبک‌تر دارند؛ به این دلیل که حمل‌ونقل آن‌ها به مصرف سوخت بیشتری نیاز دارد و از طرف دیگر محموله‌های بزرگ‌تر فضای بیشتری را نیز اشغال می‌کنند.

۳. هزینه‌های سوخت

قیمت سوخت یکی از متغیرترین بخش‌های هزینه در صنعت حمل‌ونقل است که به‌طور مستقیم بر تعرفه‌های کریرها اثر می‌گذارد.

تمام روش‌های حمل‌ونقل به قیمت سوخت وابسته هستند، بنابراین در هزینه نهایی مشتری نیز باید قیمت سوخت لحاظ شود. وقتی قیمت سوخت پایین است مصرف‌کنندگان از قیمت‌های پایین‌تر بهره‌مند می‌شوند؛ اما اگر قیمت سوخت سر به فلک بکشد، مصرف‌کننده نیز باید افزایش اضافی را پوشش دهد، زیرا هزینه تحویل افزایش می‌یابد.

۴. تقاضا برای حمل‌ونقل

تقاضای حمل‌ونقل می‌تواند بسته به فصل (تعطیلات جهانی، فروش‌های ویژه و…) بالا و پایین برود و اگر در آن ماه، تقاضا برای خدمات حمل‌ونقل افزایش یابد، هزینه‌ها نیز بالا می‌روند. از طرف دیگر تقاضای کمتر به معنای قیمت پایین‌تر است. فورواردرها باید با برنامه‌ریزی پیش‌بینانه و رزرو زودهنگام، از افزایش ناگهانی هزینه‌ها برای مشتریان خود جلوگیری کنند.

۵. رویدادهای غیرمترقبه

بلایای طبیعی، ناآرامی‌های سیاسی، تحریم‌ها و سایر شرایط اضطراری می‌توانند مسیرهای معمول حمل را مسدود کرده و فریت فورواردرها را مجبور به استفاده از مسیرهای طولانی‌تر و پرهزینه‌تر کنند. علاوه بر این ممکن است نیاز به بیمه‌های اضافی یا تامین امنیت بیشتر باشد که همگی بر هزینه نهایی تاثیر می‌گذارند.

۶. مقررات دولتی

تعرفه‌های گمرکی، مالیات‌های ترانزیت، استانداردهای ایمنی و مقررات محیط‌زیستی در کشورهای مختلف متفاوت است و کریرها این هزینه‌ها را به تعرفه‌های خود اضافه می‌کنند. فورواردرها باید از جدیدترین تغییرات قانونی مطلع باشند تا بتوانند هزینه‌ها را به‌درستی پیش‌بینی کنند و مشتریان خود را از هزینه‌های احتمالی آگاه سازند.

۵ چالش مهم در حسابداری حمل و نقل

مدیریت دقیق امور مالی در حمل و نقل با چالش‌های خاصی همراه است که می‌تواند بر شفافیت و دقت سوابق مالی تاثیر منفی بگذارد. بیایید ببینیم چالش‌های رایج حسابداری حمل و نقل چیست:

• ردیابی هزینه‌های کریر: فریت فورواردرها با کریرهای متعددی سروکار دارند و گاهی اوقات یک محموله ممکن است برای رسیدن به مقصد به پنج تا شش نوع حمل‌ونقل نیاز داشته باشد. بنابراین باید مراقب خطاهای اسنادی یا فاکتوری باشید که می‌تواند بر دقت سوابق حسابداری حمل‌ونقل تاثیر بگذارند.
• پیگیری هزینه‌های حمل‌ونقل در سطح جزئی: حسابداری حمل‌ونقل باید هر هزینه حمل‌ونقل (مانند هزینه ورودی و خروجی، هزینه‌های جابه‌جایی و غیره)، مالیات‌ها و سایر پرداخت‌های مهم را ردیابی کند. اگر این کار به درستی انجام نشود، سوابق حساب حمل‌ونقل جزئیات مهمی را از دست خواهد داد.
• افزایش تعداد SKU (واحد نگهداری موجودی): افزایش تعداد SKU به این معنی است که فروش کالاهای خاصی در حال افزایش است، یا فروشنده با فروش بخش عمده ای از موجودی خود، تنوع کالا را کاهش می‌دهد. اما برای فریت فورواردرها SKU به معنای کاغذبازی بیشتر و پیچیده‌تر شدن سفارش‌های فعلی، چه به صورت فردی یا گروهی خواهد بود. 
• فرآیندهای دستی زمان‌بر و خسته‌کننده: ورود دستی و حسابرسی داده‌های مالی شما می‌تواند تیم حسابداری‌تان را خسته کند. حسابداری دستی زمانی که کسب‌وکار شما با چندین مشتری و فرستنده در طول زنجیره تامین سروکار دارد، پیچیده‌تر خواهد شد.
• مستعد خطاهای انسانی: حسابداری حمل‌ونقل مستعد اشتباهات ابتدایی و خطاهای داده‌ای است. اگر فاکتور اصلی حمل‌ونقل از ابتدا اشتباه باشد، وضعیت بدتر می‌شود و اسناد بعدی نیز باطل خواهند شد. این وضعیت می‌تواند منجر به هزینه‌های حمل‌ونقل نادرست و احتمالا آسیب به روابط کاری‌تان شود.

اما چگونه بر این چالش‌ها غلبه کنیم؟ بیایید با هم ببینیم.

بهترین روش حسابداری حمل و نقل چیست؟ معرفی ۴ روش

برای غلبه بر چالش‌های حسابداری حمل و نقل و دستیابی به مدیریت مالی بهینه، فورواردرها می‌توانند از رویکردها و روش‌های زیر استفاده کنند: 

۱. یکپارچه‌سازی سیستم‌های نرم‌افزاری

استفاده از نرم‌ افزار مدیریت حمل‌ و نقل که با نرم‌افزارهای حسابداری شما یکپارچه می‌شود، جریان کار را بهبود می‌بخشد و از ورود مجدد داده‌ها جلوگیری می‌کند. نرم‌افزار رویان با قابلیت اتصال به APIهای خارجی و همگام‌سازی خودکار با سیستم‌های حسابداری، تمام اطلاعات مالی را در یک پلتفرم متمرکز می‌کند و به تیم شما امکان می‌دهد به‌جای کار دستی، بر تحلیل و تصمیم‌گیری تمرکز کنند.

۲. بهره‌گیری از هوش مصنوعی و یادگیری ماشین 

فناوری‌های پیشرفته می‌توانند الگوهای غیرعادی در هزینه‌ها را شناسایی کنند، پیش‌بینی‌های دقیق‌تری از جریان نقدی ارائه دهند و گزارش‌های مالی پیچیده را به‌طور خودکار تولید کنند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهید، فرصت‌های صرفه‌جویی را شناسایی کنید و سودآوری کل کسب‌وکار را افزایش دهید.

۳. برون‌سپاری یا استخدام متخصصان

اگر حجم عملیات شما بسیار بالاست یا منابع داخلی کافی ندارید، می‌توانید بخشی از وظایف حسابداری حمل و نقل را به متخصصان یا شرکت‌های تخصصی برون‌سپاری کنید. این کار به تیم داخلی شما اجازه می‌دهد روی فعالیت‌های اصلی و استراتژیک تمرکز کنند، درحالی‌که متخصصان خارجی با تجربه بالا، دقت و کیفیت امور مالی را تضمین می‌کنند.

۴. پایش لحظه‌ای و اعلان‌های هوشمند

دسترسی به اطلاعات مالی به‌صورت زنده (Real-time) و دریافت اعلان‌های خودکار برای تغییرات ناگهانی هزینه‌ها، پرداخت‌های معوق یا برگشت وجوه، به شما امکان می‌دهد به سرعت واکنش نشان دهید. با گزارش‌گیری لحظه‌ای رویان می‌توانید جریان نقدی خود را بهتر کنترل کنید، از هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کنید و تصمیمات مالی آگاهانه‌تری بگیرید. 

پیشنهاد می کنیم از مقاله ردیابی کالا در حمل و نقل بین المللی دیدن کنید.

سخن پایانی

در این بخش دیدیم حسابداری حمل و نقل چیست و چه مزایا و چالش‌هایی برای فعالان صنعت حمل‌ونقل دارد. حسابداری حمل و نقل به شما امکان می‌دهد تا کنترل کاملی بر جریان‌های مالی خود داشته باشید و با شناخت دقیق از هزینه‌ها و درآمدها، تصمیمات استراتژیک بهتری بگیرید. درک عوامل تاثیرگذار بر هزینه‌ها، شناسایی چالش‌های موجود و استفاده از بهترین روش‌ها، مسیر رشد پایدار و سودآوری بلندمدت را برای کسب‌وکار شما هموار می‌کند.

نرم‌افزار رویان با ارائه راهکارهای جامع برای حمل و نقل، ثبت خودکار اسناد مالی، یکپارچگی با نرم‌افزارهای حسابداری و گزارش‌گیری لحظه‌ای، تمام چالش‌های این حوزه را برطرف می‌کند. با رویان شما می‌توانید بر رشد کسب‌وکار خود تمرکز کنید و مطمئن باشید که بخش مالی عملیات حمل‌ونقلتان با بالاترین دقت و کارایی مدیریت می‌شود.