برای ساده سازی رعایت مقررات تجاری، شرکتها میتوانند از نرمافزارهای مخصوص استفاده کنند که وظایف تکراری را اتوماسیون کرده و اطلاعات دقیقی ارائه میدهند.
همچنین همکاری با کارگزاران و کریرهای واجد شرایط که درک عمیقی از مقررات دارند، در این فرآیند حائز اهمیت است. با اولویت دادن به رعایت مقررات تجاری و همکاری با شرکای مناسب، میتوانید از حملونقل بینالمللی روانتر اطمینان حاصل کرده و از مشکلات احتمالی جلوگیری کنید. همراه ما باشید تا با راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت آشنا شویم.
رعایت مقررات تجاری چیست؟
رعایت مقررات تجاری یعنی مجموعه قوانین، مقررات و الزامات یک کشور که شرکتها هنگام واردات یا صادرات کالا باید از آنها پیروی کنند.
برای مثال، نقض مقررات اداره صنعت و امنیت آمریکا (EAR) میتواند منجر به مجازاتهای کیفری و اداری سنگینی شود. طبق اعلام اداره صنعت و امنیت وزارت بازرگانی آمریکا، مجازاتهای کیفری شامل تا ۲۰ سال زندان و تا یک میلیون دلار جریمه برای هر تخلف است. مجازاتهای مالی اداری نیز ممکن است تا ۳۰۰ هزار دلار برای هر تخلف یا دو برابر ارزش معامله باشد.
پیشنهاد می کنیم از مقاله قوانین گمرکی اتحادیه اروپا دیدن کنید.
چه اشخاصی در حمل یک محموله بینالمللی نقش دارند؟
افراد و شرکتهای زیادی در حملونقل بینالمللی کالا نقش دارند، اما مهمترین آنها عبارتاند از:
۱. شرکت حمل و نقل بین المللی
کریر یا شرکتی که مالک کشتی یا سایر وسایل حملونقل است و قرارداد حمل با آنها به منظور حمل کالا از مبدا به مقصد امضا میشود. این شرکت به تمام نگرانیهای مرتبط با کالای حملشده، صورتحسابها و خسارتها رسیدگی میکند.
۲. فریت فورواردر
فریت فورواردرها، نمایندگان مجاز هستند که از طرف واردکننده و یا صادرکننده با تمام طرفهای مربوطه، از جمله گمرک و کریرها هماهنگی میکنند. فورواردرها در رابطه با مسیر و نرخ مناسب مذاکره کرده، اسناد را مدیریت و حملونقل را سازماندهی میکنند.
بیشتر بخوانید: تفاوت فریت فورواردر و بروکر
۳. کارگزار گمرک
در صادرات بینالمللی، هر کشور قوانین و مقررات تجاری مخصوص به خود را دارد و این مقررات دائما تغییر میکنند. پیگیری این تغییرات برای شرکتها دشوار است. یک نماینده گمرکی کمک میکند تا کالا بدون دردسر از مرزها عبور داده شود.
چالش های موجود در فرآیند حمل و نقل
پیش از آشنایی با راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت، باید چالشهای این مسیر را شناخت. فریت فورواردرها در خط مقدم مواجهه با پیچیدگیهای مقررات گمرکی قرار دارند. مواجهه با مقررات متغیر و مدیریت دقیق اسناد، بهویژه با توجه به حجم بالای محمولهها، میتواند منجر به هدررفت زمان، افزایش هزینههای عملیاتی و در نهایت از دست رفتن اعتماد مشتری شود. چالشهای زیر مستقیما بر سرعت و سودآوری خدمات فورواردری شما تاثیر میگذارد:
- اسناد نادرست یا ناقص
- ناآگاهی از نرخهای ارز، الزامات صدور مجوز، مقررات، محدودیتها و محصولات ممنوعه
- عدم پیگیری کنترلهای صادراتی/وارداتی و تحریمهای متغیر دولتی
- ناتوانی در پیدا کردن کریرها یا کارگزاران گمرکی مناسب برای تضمین حملونقل بدون دردسر
برای آگاهی از چالش ها به مقاله چالش های گمرکی مراجعه کنید.
راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت چگونه است؟
شرکتهایی که صادرات انجام میدهند یا قصد شروع آن را دارند، باید مطمئن شوند که قوانین را رعایت میکنند. با اینکه مقررات تجاری چالشبرانگیز است، اما سادهسازی آن ممکن خواهد بود. در ادامه نکاتی را آماده کردهایم تا بررسی کنید آیا روند حملونقل شما استانداردهای لازم را دارد یا خیر.
چهار روش زیر توضیح میدهد که چگونه یک نرمافزار مناسب میتواند به شرکتها کمک کند تا در کوتاهمدت و بلندمدت از مشکلات این صنعت جلوگیری کنند.
۱. انتخاب نرم افزار مناسب منطبق بر مقررات صادرات و واردات برای ترخیص
فریت فورواردرها با چالش تغییر دائمی مقررات تجاری و تعرفهها مواجهاند. علاوه بر این، نقض مقررات صادرات یا واردات میتواند منجر به تاخیر، جریمه و حتی هزینههای سنگین شود. یک نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی میتواند کل فرآیند مدیریت تجارت جهانی را ساده کند و باعث صرفهجویی در زمان و افزایش اطمینان شود.
یک نرمافزار مناسب باید بتواند تمام اطلاعات لازم برای رعایت مقررات صادرات و واردات را بهصورت دقیق جمعآوری و یکپارچهسازی کند. چنین سیستمی با اطمینان از صحت دادهها و ساماندهی ساختارمند اسناد، کمک میکند تمامی مراحل و مدارک مورد نیاز ترخیص مطابق با الزامات قانونی تهیه و صادر شوند. نتیجه این است که هیچ بخش مهمی از فرآیند جا نمیماند و ریسک بروز خطا یا عدم تطابق با قوانین به حداقل میرسد.
۲. تسهیل و تسریع مدیریت اسناد تجاری بهکمک ارتباط الکترونیکی با کارگزاران
با اتوماسیون فرآیند انطباق با مقررات تجاری، بررسی و تطبیق صورتحسابهای کارگزاری بسیار سریعتر انجام خواهد شد. یک نرمافزار قوی به فورواردرها کمک میکند تا اسناد حمل (مانند بارنامه و…) را بهصورت خودکار صادر کنند و مدیریت اسناد مالی مربوطه را نیز تسهیل بخشند. در نتیجه کارمندان شما میتوانند بهجای کار دستی، روی مذاکره و توسعه کسبوکار تمرکز کنند.
این قابلیت در نرمافزار مدیریت حملونقل رویان تعبیه شده تا نگرانیهای حملونقل به حداقل برسد.
۳. اطمینان از کامل بودن و انطباق اسناد
یکی دیگر از راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت، آشنایی کامل با اسناد موردنیاز است. اسناد نقش بسیار مهمی در ارسال کالا به خارج از کشور دارند و باید مطمئن شوید که تمام اسناد لازم را دارید و اطلاعات آنها کامل است. یک کارگزار گمرکی میتواند فهرست کاملی از مدارک موردنیاز برای یک سفارش خاص را در اختیار شما قرار دهد؛ اما موارد زیر برای شروع خوب هستند:
- فاکتور تجاری (Commercial invoice)
- لیست بستهبندی (Packing list)
- اینکوترمز (Incoterms): مجموعه قوانین بینالمللی که مشخص میکند مسئولیت پرداخت هزینه، بیمه و کارهای گمرکی با چه شخصی است.
- بارنامه (Bill of lading): سند قانونی صادرشده توسط کریر که نوع، مقدار و مقصد کالا را نشان میدهد.
- مجوزهای واردات یا مدارک لازم برای سازمانهای دولتی مانند FDA یا USDA
۴. انتخاب صحیح کارگزار گمرک
کارگزار گمرکی را انتخاب کنید که متخصص باشد، فرآیندهای کسبوکار شما را بفهمد و بتواند خدمات خود را مطابق با نیازهای شما تنظیم کند. او باید شنونده خوبی باشد، شما را راهنمایی کند و تا تحویل کالا در کنارتان باشد. همچنین کارگزار باید درک عمیقی از مقررات تجاری داشته باشد. بررسی کنید که شرکت حملونقل در گذشته تخلف یا جریمهای نداشته باشد.
بیشتر بخوانید: فرق حمل و نقل دریایی و هوایی
سخن پایانی
در این مطلب متوجه شدیم که همکاری با کریرهای متخصص و کارگزار گمرک معتبر چقدر اهمیت دارد و با راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت آشنا شدیم. پیچیدگی قوانین بینالمللی و تغییرات مداوم آنها، کار فورواردرها را دشوار کرده است؛ اما استفاده از ابزارهای مناسب میتواند این مسیر را هموار کرده و از جریمههای سنگین و تاخیرهای ناخواسته جلوگیری کند.
نرمافزار مدیریت حملونقل بینالمللی رویان با درک عمیق از چالشهای فورواردرها، راهحل جامعی را ارائه میدهد. قابلیتهایی مانند اتوماسیون اسناد، مدیریت یکپارچه فرآیندها، صدور خودکار اسناد حمل و سازگاری با استانداردهای بینالمللی، به شما کمک میکند تا رعایت مقررات را سادهتر کنید. رویان با گزارشگیری لحظهای و هشدارهای بهموقع، ریسک نقض قوانین را به حداقل میرساند و به شما این امکان را میدهد که با ارائه خدمات روانتر، اعتماد مشتریان را افزایش دهید.
