بسیاری از شرکت‌های حمل‌ونقل بین‌المللی هنوز برای مدیریت عملیات خود از اکسل و صفحات گسترده استفاده می‌کنند، درحالیکه مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت حمل و نقل به جای اکسل روزبه‌روز بیشتر نمایان می‌شود. صنعت حمل‌ونقل امروز با پیچیدگی‌هایی روبرو است که ابزارهای سنتی قادر به پاسخگویی به آن‌ها نیستند.
تحولات سریع بازار، نوسانات مداوم نرخ کرایه و نیاز به همکاری بی‌وقفه تیم‌ها، مدیریت حمل و نقل با نرم افزار به جای اکسل را به یک ضرورت اجتناب‌ناپذیر تبدیل کرده است. همراه ما باشید تا با دلایل مهاجرت از اکسل به ابزارهای پیشرفته‌ی این صنعت بیشتر آشنا شویم.
۸ دلیل برای مدیریت حمل و نقل با نرم افزار به جای اکسل
تجربه مدیریت عملیات با اکسل در شرکت‌های حمل‌ونقل، اغلب با چالش‌های جدی همراه است که کیفیت خدمات و بهره‌وری را تحت تاثیر قرار می‌دهد. محدودیت‌های ذاتی صفحات گسترده در برابر حجم بالای اطلاعات، پیچیدگی محاسبات تعرفه‌ای و نیاز به دقت فوق‌العاده در ثبت اطلاعات، باعث بروز مشکلات عملیاتی شده و باعث می‌شود کسب‌وکارهای حمل‌ونقل در عرصه رقابت با چالش‌های اساسی مواجه شوند.
اینجاست که مزایای نرم افزار مدیریت حمل و نقل بین المللی نسبت به اکسل در ابعاد مختلف ظاهر می‌شود و طیف گسترده‌ای از بهبودها را در فرآیندهای کاری ایجاد می‌کند. نرم‌افزارهای تخصصی مانند رویان با ارائه قابلیت‌های پیشرفته، امکان خودکارسازی عملیات پیچیده را فراهم می‌آورند و با ساختار منعطف و قابلیت‌های هوشمند، علاوه بر کاهش خطاهای انسانی، سرعت انجام کارها را به طور قابل‌توجهی افزایش می‌دهند.
در ادامه خواهیم دید چرا مهاجرت از اکسل و صفحات گسترده به ابزارهای تخصصی، یک ضرورت جدی برای شرکت‌های فعال در صنعت حمل‌ونقل است.
۱. اکسل مستعد خطای دستی است
وارد کردن دستی اطلاعات در صفحات گسترده، خطر بروز اشتباهات فراوانی را در عملیات حمل‌ونقل ایجاد می‌کند. یک خطای ساده در ورود شماره کانتینر، تاریخ حمل یا مبلغ تعرفه می‌تواند زنجیره‌ای از مشکلات را در پی داشته باشد.
این نوع خطاها نه‌تنها باعث بروز مشکلات مالی می‌شوند، بلکه اعتماد مشتریان را نیز تحت تاثیر قرار می‌دهند. نرم افزار حمل و نقل بین المللی رویان با استفاده از سیستم‌های خودکار ورود اطلاعات و کنترل‌های هوشمند، احتمال بروز این دسته از خطاها را به حداقل می‌رساند.
۲. اکسل امکان مشاهده نرخ‌ها در زمان واقعی را ندارد
نرخ‌های حمل‌ونقل بین‌المللی به شدت متغیر هستند و ممکن است طی یک روز چندین بار تغییر کنند؛ اما اکسل قابلیت به‌روزرسانی خودکار این اطلاعات را ندارد و کاربران مجبور به ورود دستی تغییرات هستند. این وضعیت باعث می‌شود قیمت‌گذاری‌ها بر اساس اطلاعات قدیمی انجام شود و شرکت‌ها در معرض ضرر مالی قرار گیرند.
۳. اکسل برای همکاری بین تیم‌ها ضعف دارد
در محیط‌های کاری که چندین نفر به طور همزمان روی یک فایل کار می‌کنند، اکسل قابلیت مدیریت مناسبی ارائه نمی‌دهد و یکی از مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت حمل و نقل به جای اکسل، امکان مدیریت تیمی فرآیندهاست.
این در حالی است که تضاد اطلاعات وارد شده توسط افراد مختلف، مشکل در ردیابی تغییرات و عدم امکان کنترل دسترسی‌ها از جمله مشکلات رایج اکسل هستند. این وضعیت باعث می‌شود اطلاعات مهم از بین برود یا به صورت اشتباه ویرایش شود. رویان با ارائه محیط ابری متمرکز و سیستم مدیریت دسترسی پیشرفته، امکان همکاری ایمن و موثر بین تیم‌ها را فراهم کرده و تمام تغییرات را به صورت شفاف ثبت می‌کند.
در مقاله مقایسه نرم افزارهای مدیریت حمل و نقل بین المللی به مقایسه این نرم افزارها پرداختیم.
۴. اکسل امکان اتوماسیون فرآیندها را ندارد
فرآیندهای حمل‌ونقل بین‌المللی نیازمند اتوماسیون کاملی هستند که اکسل و صفحات گسترده قادر به ارائه آن نیستند. عملیاتی مانند ارسال درخواست قیمت به شرکت‌های کریر، تایید بوکینگ فضا و پیگیری وضعیت محموله‌ها می‌تواند به صورت خودکار انجام شود و اکسل به دلیل طبیعت ایستای خود، این قابلیت‌ها را ندارد و کاربران مجبور به انجام دستی تمام مراحل هستند.
اینجاست که مزایای نرم افزار مدیریت حمل و نقل نسبت به اکسل در این زمینه به وضوح نمایان می‌شود. در نرم‌افزار رویان تمام این فرآیندها را به صورت هوشمند و خودکار عمل کرده و زمان قابل‌توجهی را برای تیم‌های عملیاتی صرفه‌جویی می‌کند.
۵. اکسل مقیاس‌پذیر نیست
با توسعه کسب‌وکار و افزایش حجم محموله‌ها، پیچیدگی مدیریت عملیات به شدت افزایش می‌یابد، اما اکسل در برابر این رشد تدریجی ناتوان عمل می‌کند و قادر به پردازش همزمان اطلاعات متعدد نیست. شرکت‌هایی که ماهانه صدها محموله به انواع روش‌های حمل مدیریت می‌کنند، با استفاده از اکسل با کندی عملیات و خطای بیشتر مواجه می‌شوند؛ اما مدیریت حمل و نقل با نرم افزار به جای اکسل این محدودیت‌ها را برطرف می‌کند و امکان مدیریت هزاران محموله را با دقت و سرعت بالا فراهم می‌آورد.
۶. گزارش‌های اکسل نمی‌تواند دید کلی و شفاف ارائه دهد
تحلیل عملکرد و استخراج بینش‌های مدیریتی از اطلاعات حمل‌ونقل، یکی از چالش‌های اساسی کار با اکسل محسوب می‌شود. صفحات گسترده فاقد قابلیت‌های تحلیلی پیشرفته هستند و برای محاسبه هزینه‌های واقعی، حاشیه سود و تحلیل عملکرد مسیرهای مختلف به محاسبات دستی وابسته‌اند.
این وضعیت باعث می‌شود مدیران نتوانند تصمیمات استراتژیک مناسبی اتخاذ کنند؛ درحالیکه نرم‌افزار رویان با ارائه داشبوردهای جامع و گزارش‌های تحلیلی، مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت حمل و نقل به جای اکسل را در بُعد تصمیم‌گیری مدیریتی نمایان می‌سازد.
پیشنهاد میکنیم مقاله بهبود خدمات مشتری در حمل و نقل بار را مطالعه کنید.
۷. صفحات اکسل را نمی‌توان با سایر نرم‌افزارها ادغام کرد
یکی از بزرگترین ضعف‌های اکسل، انزوای آن از سایر سیستم‌های کسب‌وکار است. صفحات گسترده قابلیت اتصال مستقیم با نرم‌افزارهای مالی، سیستم‌های مدیریت انبار یا پلتفرم‌های مدیریت ارتباط با مشتری را ندارند و این وضعیت باعث ایجاد جزایر اطلاعاتی می‌شود که کارایی کلی سازمان را کاهش می‌دهد.
اما یک نرم‌افزار مدیریت حمل و نقل حرفه‌ای با قابلیت‌های API قدرتمند، امکان یکپارچه‌سازی کامل با سایر سیستم‌ها را فراهم می‌آورد و جریان بی‌وقفه اطلاعات را در تمام بخش‌های سازمان تضمین می‌کند.
۸. ناکارآمدی اکسل باعث از دست رفتن مزیت رقابتی می‌شود
در دنیای رقابتی حمل‌ونقل بین‌المللی، سرعت و دقت در ارائه خدمات تعیین‌کننده موفقیت است و شرکت‌هایی که همچنان به اکسل وابسته هستند، در مقایسه با رقبایی که از ابزارهای تخصصی استفاده می‌کنند، عملکرد ضعیف‌تری دارند. آمارها نشان می‌دهد که استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی، زمان پردازش سفارشات را تا ۶۰ درصد کاهش می‌دهد و دقت عملیات را به بالای ۹۸ درصد می‌رساند.
بیشتر بخوانید: نقش فناوری اطلاعات در حمل و نقل
جمع‌بندی
محدودیت‌های اکسل در مدیریت عملیات حمل‌ونقل بین‌المللی، ضرورت انتقال به سیستم‌های پیشرفته‌تر را روزبه‌روز بیشتر نشان می‌دهد و مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت حمل و نقل به جای اکسل در ابعاد مختلف نظیر دقت، سرعت، یکپارچگی و مقیاس‌پذیری قابل مشاهده است. استفاده از نرم‌افزار رویان نه‌تنها مزایای نرم افزار مدیریت حمل و نقل نسبت به اکسل را محقق می‌سازد، بلکه با ارائه قابلیت‌های پیشرفته و یکپارچه، شرکت‌های حمل‌ونقل را قادر می‌سازد تا در بازار رقابتی امروز موقعیت مطلوبی کسب کنند.
سوالات متداول
مزایای ابزارهای مدیریت حمل و نقل به جای اکسل شامل کاهش خطاها، نرخ‌های لحظه‌ای، خودکارسازی فرآیندها و همکاری بهتر تیم‌ها است.
خیر، نرم‌افزارهای مدرن مانند نرم‌افزار مدیریت حمل‌ونقل بین‌المللی رویان امکان انتقال آسان داده‌ها از اکسل را با راهنمایی تیم پشتیبانی فراهم می‌کند.
این نرم‌افزارها برای شرکت‌های حمل و نقل بین المللی از جمله فورواردرها، کریرها و نمایندگان خطوط کشتیرانی در هر اندازه‌ای مناسب است.
مدیریت با نرم‌افزار به جای اکسل از طریق مقایسه خودکار نرخ‌ها، کاهش خطاها و بهینه‌سازی عملیات هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
