در دنیای لجستیک امروزی، دیگر نمیتوان با روشهای قدیمی و دستی، فرآیندهای پیچیده حملونقل را مدیریت کرد. بسیاری از مدیران شرکتهای فورواردینگ با یک مشکل مشترک روبرو هستند: سیستمهای فعلی آنها شاید برای «بایگانی و ثبت اطلاعات» خوب باشد، اما برای «مدیریت سود و هزینهها» طراحی نشده است.
وقتی برای کنترل نرخها و قیمتدهی، بیش از حد به سیستمهای قدیمی یا فایلهای اکسل وابسته باشید، عملا کنترل کار از دستتان خارج میشود. در این مطلب میخواهیم بررسی کنیم چرا این روشها باعث ضرر میشوند و چطور نرم افزارهای جامع مدیریت حمل و نقل مانند رویان، میتواند ورق را به نفع شما برگرداند.
نقطه کور مدیریت: هزینههایی که دیده نمیشوند ولی وجود دارند
شاید باورش سخت باشد، اما شرکتهای بزرگ به طور میانگین سالانه حدود ۱۲.۹ میلیون دلار را فقط بهخاطر خطاهای اطلاعاتی و ناهماهنگی در فرآیندها از دست میدهند. این عدد بزرگ، نتیجه مستقیم مدیریت نادرست دادههاست.
حالا دو مشکل جدید هم اضافه شده که این ضررها را بیشتر میکند:
- ترک شرکت توسط نیروهای باسابقه: وقتی کارمندان باتجربه از شرکت میروند (آمارها نشان میدهد این جابجایی ۳۳% بیشتر شده)، دانش و تجربه آنها هم میرود. در این شرایط اگر سیستم یکپارچهای نداشته باشید، کسی نیست که درستی اطلاعات پراکندهشدهی شرکت را بررسی کند.
- نوسانات شدید بازار: قیمتها در بازار حملونقل ثابت نیستند. مثلا وقتی شاخصهای جهانی (مثل SCFI) ناگهان ۱۴۹% رشد میکنند، شما باید بتوانید در لحظه تصمیم بگیرید. سیستمهای قدیمی و دستی آنقدر کند هستند که فرصتها را به تهدید تبدیل میکنند.
پیشنهاد می کنیم از مقاله شناخت هزینه های اضافی حمل و نقل دیدن کنید.
«هزینه پراکندگی» چیست و چگونه سود شما را میبلعد؟
هر مدیری در شرکتهای فورواردینگ احتمالا این صحنه را دیده است: تیم فروش بر اساس یک استعلام سریع از سایت کریر یا یک نرخ قدیمی، قیمتی را به مشتری اعلام میکند. اما وقتی نوبت به اجرا میرسد، تیم عملیات یا مالی میگویند هزینههای واقعی با قیمت اعلام شده همخوانی ندارد.
این اختلاف که باعث کاهش سود یا حتی ضرر میشود، نتیجه پراکندگی اطلاعات است. وقتی اطلاعات شما در فایلهای اکسل شخصی، ایمیلها و نرمافزارهای جداگانه پخش شده باشد، هیچکس از قیمت واقعی و نهایی خبر ندارد. ما به این وضعیت «هزینه پراکندگی» میگوییم؛ هزینهای که بابت ناهماهنگی سیستمها میپردازید.
مقایسه روش سنتی و مدرن مدیریت حملونقل: تغییر به سمت هوشمندی نرخ
برای اینکه بهتر درک کنیم چرا تغییر سیستم ضروری است، بیایید نگاهی به تفاوت عملکرد در دو حالت «مدیریت پراکنده» و «مدیریت یکپارچه» بیندازیم. جدول زیر نشان میدهد که چطور ریسکها به ارزش تبدیل میشوند:
| ویژگی | پروفایل ریسک (مدیریت نرخ پراکنده و سنتی) | پروفایل ارزش (اتوماسیون هوشمند) |
| وضعیت نرخها | نرخها در بخشهای مختلف گیر کرده و نیاز به اعتبارسنجی دستی دارند. | اتوماسیون نرخها در موتور یکپارچه نرمافزار، امکان قیمتدهی جهانی دقیق و لحظهای را فراهم میکند. |
| نقش تیمها | تیمهای تدارکات، عملیات و فروش صرفا نقش «مدیران داده» را دارند. | تیمهای تدارکات، عملیات و فروش به «کنترلکنندگان فرآیند» تبدیل میشوند. |
| مبنای تصمیمگیری | تصمیمات بر اساس حس ششم، حدس و گمان و فایلهای اکسل گرفته میشود. | تصمیمات بر اساس دادههای دقیق و لحظهای (قراردادها، تعرفهها و نرخهای روز) گرفته میشود. |
راهکار چیست؟ ۴ ویژگی ضروری برای انتخاب یک نرمافزار مدرن مدیریت حملونقل
برای اینکه جلوی این ضررها را بگیرید و خیالتان از بابت سودآوری راحت باشد، باید به سراغ نرمافزاری بروید که ۴ ویژگی اصلی را داشته باشد. نرم افزار مدیریت حمل و نقل رویان دقیقا با تمرکز بر همین نیازها طراحی شده است:
۱. امنیت و تمرکز اطلاعات (دیگر اکسل کافی نیست)
یک سیستم مدیریت حملونقل باید بتواند بهعنوان یک «سیستم مرجع» قطعی و قابلاعتماد عمل کند. این ویژگی تضمین میکند که یکپارچگی دادهها برای تصمیمگیری استراتژیک هرگز به خطر نمیافتد.
در نرمافزار رویان ما از تکنولوژیهای تحتوب و کاملا ایمن استفاده میکنیم تا اطلاعات بهصورت یکجا روی هر سیستمی در دسترس باشد. همچنین با سیستم گزارشگیری لحظهای، شما همیشه به آخرین و دقیقترین اطلاعات دسترسی دارید، نه اطلاعات منسوخ شده.
بیشتر بخوانید: راه های ساده سازی رعایت مقررات تجارت
۲. سرعت و اتوماسیون (خداحافظی با کارهای دستی)
با اتوماسیون میتوانید با کاهش حاشیه سود ناشی از تلاشهای دستی و تاخیر دادهها خداحافظی کنید. هدف، ارائه یک جریان یکپارچه از تدارکات تا فروش و حذف دوبارهکاریهاست.
یکی از ویژگیهای کلیدی نرمافزار رویان، خودکارسازی و بهینهسازی فرآیندهای تکراری است. قابلیتهایی مانند محاسبه خودکار حق توقف و ارسال اعلانهای مرتبط، یا صدور خودکار اسناد حمل، دقیقا در راستای همین رکن طراحی شدهاند تا خطای انسانی را به صفر رسانده و سرعت عملیات را افزایش دهند.
۳. یکپارچگی و اتصال آسان (پراکنده و جزیرهای کار نکنید)
یک نرمافزار مدیریت حملونقل نباید جزیرهای عمل کند؛ چرا که ادغام فرآیندها با سایر اجزای اکوسیستم شرکت، برای تضمین کنترل و شفافیت ضروری است. همچنین، سیستم باید رابط کاربری بصری و سادهای داشته باشد تا پذیرش آن توسط کارکنان با کمترین دشواری انجام شود.
سازگاری نرمافزار رویان با APIهای خارجی و امکان اتصال به نرمافزارهای حسابداری، چالش پراکندگی اطلاعات مالی و عملیاتی را حل میکند. علاوه بر این، وجود پنل اختصاصی مشتریان باعث میشود شفافیت نهتنها در داخل سازمان، بلکه در تعامل با صاحبان کالا نیز برقرار باشد.
۴. همگام بودن با تغییرات (همیشه بهروز باشید)
تکنولوژی هر روز پیشرفت میکند و نرمافزار شما نباید عقب بماند. در واقع یک شریک نرمافزاری خوب باید تکامل مستمر و پویای محصولات خود را تضمین کند.
تعهد به ارائه بهروزرسانیهای رایگان و قابلیت شخصیسازی ماژولها در رویان، به شرکتهای فورواردینگ این اطمینان را میدهد که ابزار آنها همواره با نیازهای روز بازار و استانداردهای بینالمللی سازگار خواهد ماند.
در مقاله مزایای استفاده از پلتفرم های مدیریت حمل و نقل به جای اکسل درباره این موضوع توضیح دادیم.
مزیت رقابتی با رویان: تبدیل تهدید به فرصت
زمان آن فرا رسیده که شرکتهای فریت فورواردر از تصمیمگیری بر اساس حدس و گمان یا فایلهای اکسل فاصله بگیرند و به سمت تصمیمگیری بر اساس دادههای دقیق و لحظهای حرکت کنند. تفاوت ساده است:
- روش قدیم: اطلاعات پراکنده است و باید دستی چک شود.
- روش مدرن (با رویان): همه چیز خودکار، دقیق و متمرکز است.
با استفاده از «نرمافزار مدیریت حملونقل بینالمللی رویان» نهتنها جلوی ضررهای پنهان و هزینههای پراکندگی را میگیرید، بلکه با یکپارچهسازی تیمهای تدارکات، عملیات و فروش، ظرفیت کسبوکارتان را برای پذیرش سفارشات بیشتر، افزایش میدهید. آینده متعلق به کسانی است که هوشمندی نرخ را در اولویت قرار دهند.
آیا آمادهاید تا فرآیندهای کسبوکارتان را یکپارچه کنید؟ برای مشاهده اینکه چگونه رویان میتواند بهعنوان بازوی هوشمند کسبوکار شما عمل کند، همین امروز با ما تماس بگیرید و دمو رایگان نرمافزار را دریافت کنید.
