اگر فکر می‌کنید عملیات حمل و نقل شما روز به روز پیچیده‌تر شده خطاهای بیشتری در آن رخ می‌دهد، مقصر تیم شما نیست؛ احتمالا مشکل از سیستم شماست. اگر شرکت شما هنوز به ابزارهای قدیمی مدیریت حمل و نقل متکی است، از رقبا عقب می‌مانید و تا دیر نشده است باید نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل را در شرکت خود بررسی کنید.
زنجیره‌های تامین جهانی روز به روز به زمان حساس‌تر می‌شوند و سیستم‌های سنتی حمل و نقل نمی‌توانند با نیازهای رو به رشد حمل و نقل مدرن مقابله کنند. اگر تاخیرهای مکرر یا افزایش شکایات مشتریان را تجربه می‌کنید، باید فناوری‌های مدیریت حمل و نقل خود را مجددا ارزیابی کنید.
در این مقاله ۶ نشانه‌ای آورده شده که به شما می‌گوید سیستم مدیریت حمل و نقل شما نیاز به ارتقا دارد. همراه ما باشید تا با این سرنخ‌ها آشنا شوید.
۶ نشانه نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل
در ادامه این نشانه ها را معرفی می‌کنیم:
۱. هنوز حمل و نقل را به صورت دستی مدیریت می‌کنید
اگر هنوز از اکسل شیت استفاده می‌کنید، عمده ارتباطات خود را با ایمیل‌های دستی انجام می‌دهد و به صورت دستی نرخ‌ها را مقایسه می‌کنید، یعنی از یک سیستم قدیمی برای مدیریت حمل و نقل بین المللی استفاده می‌کنید. در چنین شرایطی تیم شما وقت خود را هدر می‌دهد و احتمالا مرتکب خطاهای جدی می‌شود.
این روزها دیگر مدیریت دستی حمل و نقل برای کسب‌وکارهای بزرگ ایده خوبی نیست و این روش برای مدت طولانی پایدار نخواهد بود. پس بهتر است به یک نرم افزار مدیریت حمل و نقل مدرن روی آورید که به شما در مدیریت بهینه و همچنین یافتن و مقایسه نرخ‌ها کمک می‌کند. نرم‌افزارهای حرفه‌ای همچنین پروسه‌های مالی را تا حد امکان خودکار کرده و گردش کار شما را ساده می‌کنند.
۲. امکان ردیابی لحظه‌ای محمولات را ندارید
نداشتن ردیابی لحظه‌ای محموله‌ها بزرگترین مشکل و یکی از مهم‌ترین نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل است. اگر نمی‌دانید محموله‌تان کجاست، مجبور می‌شوید در آخرین لحظه تماس‌های تلفنی بگیرید، ایمیل بفرستید و منتظر بروزرسانی از کریر باشید.
این در حالی است که فناوری‌های مدرن حمل و نقل، ردیابی زنده محموله را ارائه می‌دهند. به این ترتیب همیشه تا آخرین لحظه از وضعیت محموله‌ها آگاه هستید و می‌توانید تاخیرهای احتمالی را پیش‌بینی کرده و از قبل برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
۳. قیمت‌گذاری و مدیریت نرخ‌ها برایتان یک کابوس است!
اگر هنوز با ابزارهای قدیمی کار می‌کنید، ارسال یک قیمت زمان زیادی از شما می‌گیرد و برای انجام کار ساده‌ای مثل این موضوع، باید در ایمیل‌های قدیمی و جداول مختلف را جستجو کنید. علاوه بر این ممکن است در برخی موقعیت‌ها بیش از حد پرداخت کنید، چون نرخ‌های قدیمی دارید و نمی‌توانید به راحتی کریرها را مقایسه کنید.
در یک نرم‌افزار مدرن حمل و نقل، داشبورد متمرکزی خواهید یافت که امکاناتی نظیر مقایسه نرخ و ارسال قیمت را فراهم می‌کند. این قابلیت در نهایت با کاهش خطاها، بهبود دقت و سرعت در قیمت‌گذاری به شما کمک می‌کند تا معاملات بیشتری را پیش ببرید.
بیشتر بخوانید: اشتباهات رایج در حمل و نقل بین المللی
۴. به بینش‌های کاربردی و قابل اجرا دسترسی ندارید
یکی دیگر از نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل نداشتن راهکارها و استراتژی‌های عملی است. آیا تیم شما برای پاسخ دادن به سوالات مشخص و مرتبط، مثل این که «کدام کریر بهترین است» یا «میانگین زمان حمل چقدر است»، مشکل دارد؟ آیا روی یک یا چند مسیر بیش از حد هزینه می‌کنید؟ پاسخ این سوالات باید به راحتی در دسترس باشد و اگر این‌طور نیست یعنی سیستم فعلی‌تان تحلیل‌های دقیق ارائه نمی‌دهد.
نرم‌افزارهای حرفه‌ای مدیریت حمل و نقل، داشبوردهای تفصیلی و شخصی‌سازی‌شده ارائه می‌دهند که در آن تمام اطلاعات لازم فراهم است؛ می‌توانید هر نوع تحلیل را در این نرم‌افزارها پیدا کنید که به شما امکان می‌دهد برای دستیابی به کارایی عملیاتی تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری داشته باشید.
۵. ارتباطات اغلب دچار اختلال می‌شوند
سوءتفاهم بین فروشندگان و اشخاص درگیر در پروسه حمل، نظیر صاحب کالا و فورواردر می‌تواند منجر به خطاهایی قابل توجه در حمل محموله یا مسائل مالی مربوطه شود. این امر منجر به هدر رفت وقت و در برخی موارد، ضررهای غیر قابل جبران خواهد شد. همه این اتفاقات به این دلیل رخ می‌دهد که تمام طرف‌های درگیر در یک پروسه حمل، روی یک پلتفرم نیستند.
یک سیستم فناوری مدرن راه‌حل متمرکزی ارائه می‌دهد که فروشندگان و سایر افراد درگیر همگی روی یک پلتفرم باشند. بنابراین همه با آخرین اطلاعات بروزرسانی می‌شوند که این موضوع شفافیت را بهبود بخشیده و آشفتگی و هرج ومرج را کاهش می‌دهد.
بیشتر بخوانید: ردیابی کالا در حمل و نقل بین المللی
۶. سیستم شما نمی‌تواند با شما رشد کند
یکی دیگر از مهم‌ترین نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل، عدم مقیاس‌پذیری روش‌های قدیمی است. ابزارهای قدیمی ظرفیت و توان لازم برای رشد همراه با شما را ندارند؛ به خصوص زمانی که تیم‌تان برای استفاده از آن‌ها مشکل دارد.
اما نرم‌افزارهای مدرن حمل و نقل مبتنی بر ابر (Cloud-based) حجم بالایی از داده‌ها را پشتیبانی می‌کنند؛ روان و بدون دردسر هستند و راه‌اندازی آسانی دارند. علاوه بر این کند نمی‌شوند و همزمان با رشد کسب‌وکار شما به طور یکپارچه رشد می‌کنند.
پیشنهاد می کنیم مقاله بهبود خدمات مشتری در حمل و نقل بار را مطالعه کنید.
همین حالا وقت ارتقاست!
یک سیستم قدیمی حمل و نقل می‌تواند تاثیر قابل‌توجهی روی بهره‌وری کسب‌وکار شما داشته باشد و محدودیت‌هایی دارد که مانع گردش کار روان در محیط پویای لجستیک می‌شود. شواهد واضح است؛ اگر هنوز از ابزارهای دستی استفاده می‌کنید، کسب‌وکار شما به احتمال زیاد از خطاها و ضعف در ردیابی رنج می‌برد.
اما می‌توانید راهکارها و تجزیه‌وتحلیل‌های بهتر را با یک نرم‌افزار مدرن حمل و نقل تجربه کنید و تیم خودتان را با ردیابی لحظه‌ای و دید بهتر توانمند کنید. رویان نرم‌افزاری است که گردش کار را با دیجیتالی کردن تمام عملیات متمرکز می‌کند. با نرم‌افزار رویان می‌توانید وضعیت محمولات خود را هر لحظه پیگیری کرده و گزارش‌های تفصیلی از روند کارها دریافت کنید.
پس اجازه ندهید ابزارهای قدیمی کسب‌وکار شما را کند کنند و اگر نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل را در کسب‌وکار خود می‌بینید، همین امروز به سیستم‌های فناوری جدیدتر مهاجرت کنید.
سوالات متداول
اگر تیم شما با مشکلاتی مثل خطا در پروسه‌های عملیاتی و مالی یا بررسی دستی همه چیز مواجه است، پس سیستم فعلی برایتان هزینه‌بر است. در این شرایط کسب‌وکار شما فرصت‌های مقایسه نرخ‌ها یا بهینه‌سازی مسیرهای حمل و نقل را از دست می‌دهد که می‌تواند هزینه‌های شما را بیشتر افزایش دهد.
بررسی کنید آیا نرم‌افزار مقایسه نرخ‌های لحظه‌ای و ردیابی زنده محموله‌تان را ارائه می‌دهد. آیا کارهای دستی را اتوماسیون می‌کند و به راحتی با ابزارهای ثانویه نظیر نرم‌افزارهای حسابداری ادغام می‌شود یا نه.
اصلا. نرم‌افزارهایی مثل رویان قیمت‌گذاری منطقی و انعطاف‌پذیر ارائه می‌دهند و نرخ‌ها بسته به حجم و نیازهای شما خواهد بود. علاوه بر این با یک بار هزینه خطاهای کمتری خواهید داشت و پردازش سریع‌تری انجام می‌دهید که باعث صرفه‌جویی بیشتر در هزینه‌ها می‌شود.
