صنعت حمل‌ونقل بین‌المللی در سال‌های اخیر با تحولات عمیقی روبه‌رو شده است. از یک سو، افزایش هزینه‌های عملیاتی، تورم و تغییرات اقتصاد جهانی، و از سوی دیگر رقابت شدید بین شرکت‌ها، مدیران این حوزه را وادار به بازنگری جدی در ساختار هزینه‌ها و فرآیندها کرده است. یکی از مهم‌ترین موج‌هایی که در حال حاضر در این صنعت مشاهده می‌شود، کاهش نیروی انسانی به هدف بهینه‌سازی ساختار هزینه‌هاست.
اما آیا این تصمیم به معنای کاهش کیفیت یا توقف رشد است؟ قطعا خیر. شرکت‌های هوشمند و پیشرو، این چالش را به یک فرصت تبدیل کرده‌اند و به سراغ راهکارهای فناورانه می‌روند. راهکار‌هایی که نه‌تنها نیاز به نیروی انسانی را کاهش می‌دهد، بلکه بهره‌وری را به شکل چشمگیری افزایش داده و امکان رشد پایدار را فراهم می‌کند.
اگر شما هم می‌خواهید بدانید چگونه می‌توان با کمتر کردن تعداد پرسنل، کیفیت خدمات را حفظ کرد، در این بخش همراه ما باشید تا به پاسخ سوالات خود برسید.
چالش های امروز شرکت های حمل و نقل کدامند؟
صنعت حمل‌ونقل چالش‌های متعدد و متنوعی دارد؛ اما در حال حاضر بهینه‌سازی هزینه‌ها و رفع پیچیدگی‌های عملیاتی، مهم‌ترین چالش روز این صنعت است.
فشارهای مالی و پیچیدگی فرآیندها در حمل‌ونقل در اثر عوامل مختلفی ایجاد می‌شود که در زیر نگاهی به آن انداخته‌ایم:
فشارهای مالی
- افزایش هزینه‌های عملیاتی: قیمت سوخت، بیمه و تعرفه‌های بندری
- کاهش نرخ حمل: رقابت شدید و کاهش تقاضا
- نوسانات نرخ ارز: تاثیر مستقیم بر درآمدها و هزینه‌ها
- هزینه‌های نیروی انسانی: حقوق، بیمه و هزینه‌های جانبی کارکنان
پیچیدگی فرآیندها
- صدور و پیگیری اسناد حمل
- محاسبه هزینه‌ها و تعرفه‌ها
- هماهنگی با نمایندگان مختلف
- پیگیری محموله‌ها و گزارش‌دهی به مشتریان
- مدیریت مالی و حسابداری تخصصی
پیشنهاد می کنیم از مقاله نشانه های نیاز به ارتقای سیستم مدیریت حمل و نقل دیدن کنید.
چرا شرکت های حمل و نقل به دنبال کاهش نیروی انسانی هستند؟
عوامل متعددی باعث شده‌اند که مدیران شرکت‌های حمل‌ونقل به فکر کوچک‌سازی و بهینه‌سازی تیم‌های خود بیفتند. این عوامل عبارتند از:
- فشار اقتصادی و افزایش هزینه‌ها: امروزه شرکت‌های حمل‌ونقل با فشارهای اقتصادی چندگانه دست‌وپنجه نرم می‌کنند. افزایش قیمت سوخت، تورم جهانی و بالا رفتن هزینه‌های بیمه و تجهیزات، حاشیه سود شرکت‌ها را به شدت کاهش داده است. در این شرایط، هزینه‌های پرسنل که معمولا ۳۰ تا ۴۰ درصد از کل هزینه‌های عملیاتی را تشکیل می‌دهند، به یکی از اولین اهداف برای بهینه‌سازی تبدیل شده‌اند.
- افزایش خطای انسانی: با توجه به پیچیدگی فرآیندهای حمل‌ونقل، احتمال بروز خطا در محاسبات یا ثبت اسناد و پیگیری‌ها وجود دارد که می‌تواند منجر به ضررهای مالی قابل‌توجهی شود.
- مشکلات در هماهنگی و ارتباطات: مدیریت تیم‌های بزرگ و هماهنگی بین آن‌ها، به خصوص در بخش‌های مختلف (عملیات، مالی، فروش)، زمان‌بر و چالش‌برانگیز است.
- رقابت شدید و نیاز به کاهش قیمت‌ها: بازار حمل‌ونقل بین‌المللی رقابت شدیدی را شاهد است. مشتریان انتظار کیفیت بالا با قیمت‌های رقابتی دارند و این موضوع شرکت‌ها را مجبور می‌کند تا هزینه‌هایشان را کاهش دهند تا بتوانند قیمت‌های رقابتی داشته باشند.
- عدم شفافیت در فرآیندها: بدون ابزارهای مناسب، پیگیری لحظه‌ای وضعیت یک محموله و ارائه گزارش‌های دقیق به مشتریان دشوار می‌شود و نیاز به نیروی انسانی بیشتری برای پاسخگویی به مشتریان خواهد بود.
این چالش‌ها نشان می‌دهند که شرکت‌های حمل‌ونقل برای بقا و رشد، دیگر نمی‌توانند به روش‌های سنتی تکیه کنند. اینجاست که نقش فناوری و نرم‌افزارهای مدیریت حمل‌ونقل (TMS) پررنگ می‌شود.
بیشتر بخوانید: ردیابی کالا در حمل و نقل بین المللی
راه‌حل هوشمند: چگونه نرم‌افزارهای مدیریت حمل‌ونقل بهینه‌سازی منابع را ممکن می‌سازند؟
یک نرم‌افزار جامع مدیریت حمل‌ونقل، فقط یک ابزار نیست؛ بلکه تغییر الگوی مدیریتی کسب‌وکار است. این نرم‌افزارها با اتوماسیون فرآیندهای تکراری و پیچیده، به شرکت‌ها امکان می‌دهند تا با تعداد نیروهای کمتر، بازدهی و دقت بیشتری داشته باشند. در ادامه به صورت جزئی بررسی می‌کنیم که چگونه این راهکار به این اهداف دست پیدا می‌کند.
۱. خودکارسازی فرآیندهای تکراری و زمان‌بر
یکی از بزرگ‌ترین مزایای نرم‌افزارهای مدیریت حمل‌ونقل، خودکارسازی یا اتوماسیون است. بسیاری از وظایف روزمره و تکراری که قبلا توسط نیروی انسانی انجام می‌شد، اکنون به صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار انجام می‌شود:
- صدور خودکار اسناد حمل: صدور اسناد مهم مانند بارنامه، لیست بسته‌بندی، فاکتور و سایر مدارک لازم که قبلا توسط یک یا چند نفر به صورت دستی و با دقت بالا انجام می‌شد، اکنون با چند کلیک و به صورت خودکار صادر می‌شود. این قابلیت، علاوه بر کاهش نیاز به نیروی انسانی، خطای انسانی را نیز به صفر می‌رساند.
- محاسبه خودکار حق توقف (دموراژ) و ارسال اعلان: یکی از پیچیده‌ترین و زمان‌برترین محاسبات در حمل‌ونقل بین‌المللی، محاسبه حق توقف است. یک نرم‌افزار حرفه‌ای حمل‌ونقل مانند رویان این محاسبات را به صورت اتوماتیک انجام می‌دهد و حتی اعلان‌های مربوطه را به موقع ارسال می‌کند. این ویژگی نیاز به نیروی انسانی برای پیگیری‌های مداوم را از بین برده و از ضررهای مالی ناشی از اشتباه در محاسبات نیز جلوگیری می‌کند.
- ثبت خودکار اسناد مالی: با اتصال نرم‌افزار مدیریت حمل‌ونقل به نرم‌افزارهای حسابداری، بسیاری از اطلاعات مالی مربوط به حمل‌ونقل به صورت خودکار در سیستم مالی ثبت می‌شود. این کار نیاز به وارد کردن مجدد اطلاعات توسط نیروهای مالی را از بین برده و بهره‌وری این بخش را به شدت افزایش می‌دهد.
در جدول زیر روش سنتی مدیریت فرآیندها و راهکار اتوماسیون به کمک نرم‌افزار حمل‌ونقل را مقایسه کرده‌ایم:
| روش سنتی | روش خودکار |
| پردازش دستی اسناد | صدور خودکار اسناد حمل |
| محاسبه دستی هزینه‌ها | محاسبه خودکار حق توقف و تعرفه‌ها |
| گزارش‌گیری دوره‌ای | سیستم گزارش‌گیری لحظه‌ای |
| پیگیری تلفنی | اعلان‌های خودکار و پنل مشتریان |
بیشتر بخوانید: چالش های مدیران حمل و نقل بین الملل در سال ۱۴۰۴
۲. افزایش چشمگیر بهره‌وری هر کارمند
با حذف وظایف تکراری، نیروهای شما فرصت پیدا می‌کنند تا روی کارهای استراتژیک‌تر و با ارزش‌تر تمرکز کنند:
- مدیریت متمرکز اطلاعات: با استفاده از یک نرم‌افزار حرفه‌ای حمل‌ونقل مانند رویان، تمام اطلاعات مربوط به یک پروژه حمل‌ونقل در یک پنل تحت وب متمرکز می‌شود. این بدان معناست که یک کارمند به جای جستجو در فایل‌ها، ایمیل‌ها و اسناد کاغذی، به سادگی و از طریق یک داشبورد جامع، به تمام اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا می‌کند. این تمرکز، سرعت انجام کار را به شدت بالا می‌برد و هر کارمند می‌تواند تعداد پروژه‌های بیشتری را به صورت همزمان مدیریت کند.
- گزارش‌گیری لحظه‌ای: سیستم گزارش‌گیری در نرم افزار مدیریت حمل و نقل رویان به مدیران و کارمندان امکان می‌دهد تا در لحظه از وضعیت هر پروژه، عملکرد مالی و عملیاتی مطلع شوند. این شفافیت، نیاز به صرف زمان برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها را از بین برده و تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه را تسهیل می‌کند.
۳. پنل اختصاصی مشتریان: کاهش نیاز به پشتیبانی حضوری و تلفنی
یکی از بزرگ‌ترین هزینه‌ها در شرکت‌های حمل‌ونقل، تیم پشتیبانی و پاسخگویی به مشتریان است؛ زیرا مشتریان همواره می‌خواهند از وضعیت محموله خود باخبر باشند. اما با وجود یک نرم‌افزار حرفه‌ای حمل‌ونقل مانند رویان مشتریان می‌توانند با دسترسی به پنل خود، به صورت لحظه‌ای وضعیت محموله را پیگیری کنند، اسناد مربوطه را مشاهده نمایند و از تاریخ‌های مهم مطلع شوند.
این قابلیت، نیاز به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های مکرر را به شدت کاهش داده و به پرسنل اجازه می‌دهد به جای پاسخگویی به تماس‌های روزمره، روی حل فرآیندهای دیگر تمرکز کنند. این یعنی با همان تعداد نیرو، می‌توانید خدمات بهتری به تعداد بیشتری از مشتریان ارائه دهید.
۴. ماژول‌های قابل شخصی‌سازی و سازگاری با سیستم‌های خارجی
یکی از مهم‌ترین نگرانی‌ها برای مدیران این است که آیا یک نرم‌افزار جدید با ساختار فعلی شرکت آن‌ها سازگار است یا خیر. ما در رویان با فراهم کردن قابلیت شخصی‌سازی ماژول‌ها و سازگاری با انواع APIهای خارجی، این نگرانی را برطرف کرده‌ایم.
شما می‌توانید ماژول‌های نرم‌افزار را بر اساس نیازهای خاص کسب‌وکار خود تنظیم کنید. همچنین می‌توانید رویان را به نرم‌افزارهای حسابداری، سیستم‌های مالی و سایر ابزارهای مورد استفاده در شرکت متصل کنید. این اتصال، نیاز به وارد کردن مجدد داده‌ها را از بین برده و کارمندان را از انجام کارهای تکراری و بی‌فایده نجات می‌دهد.
بیشتر بخوانید: مدیریت نوسانات کرایه حمل و نقل
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزار مدیریت حمل‌ونقل رویان برای کاهش هزینه‌ها
| ویژگی | قابلیت | تاثیر بر کاهش هزینه |
| پوشش جامع فرآیندها | مدیریت تمام مراحل در یک پلتفرم | حذف نیاز به چندین نرم‌افزار جداگانه |
| صدور خودکار اسناد | تولید خودکار مدارک و اسناد حمل | کاهش ۷۰% زمان تنظیم اسناد |
| محاسبه خودکار هزینه‌ها | محاسبه دقیق حق توقف و تعرفه‌ها | حذف خطاهای انسانی (۹۵% کاهش اشتباه) |
| سیستم گزارش‌گیری لحظه‌ای | دسترسی فوری به داده‌های عملیاتی | سرعت ۱۰ برابری در تصمیم‌گیری |
| پنل اختصاصی مشتریان | دسترسی مستقیم مشتری به اطلاعات | کاهش ۸۰% تماس‌های پشتیبانی |
| یادآوری‌های خودکار | مدیریت تاریخ‌ها و اعلان‌های هوشمند | جلوگیری از جریمه‌های تاخیر |
| سازگاری با APIها | اتصال به سیستم‌های ثانویه مثل نرم‌افزار حسابداری | خودکارسازی تبادل داده‌ها |
| ماژول‌های قابل شخصی‌سازی | تنظیم بر اساس نیاز شرکت | بهینه‌سازی فرآیندهای خاص |
| ثبت خودکار اسناد مالی | ورود خودکار اطلاعات به سیستم حسابداری | کاهش زمان پردازش‌های مالی |
| دسترسی ابری و تحت وب | عدم نیاز به سخت‌افزار اختصاصی | کاهش هزینه‌های IT و نگهداری |
جمع‌بندی: نرم افزار رویان انتخاب هوشمندانه برای آینده
شرایط فعلی بازار حمل‌ونقل بین‌المللی، شرکت‌ها را مجبور به انتخاب کرده است: یا با تکیه بر روش‌های سنتی و نیروی انسانی زیاد، هزینه‌های بالا و کاهش سودآوری را بپذیرند، یا با استفاده از تکنولوژی‌های نوین مانند نرم‌افزار رویان، خود را با شرایط جدید تطبیق دهند.
انتخاب دوم، نه‌تنها مسیری هوشمندانه‌تر است، بلکه تنها راه بقا در رقابت شدید بازار امروزی این صنعت محسوب می‌شود. در واقع شرکت‌هایی که امروز این تصمیم را می‌گیرند، فردا رهبران بازار خواهند بود.
نرم‌افزار مدیریت حمل‌ونقل رویان با ارائه راه‌حل جامع برای مدیریت حمل‌ونقل بین‌المللی، فقط به کاهش نیاز به نیروی انسانی کمک نمی‌کند، بلکه کیفیت خدمات را بهبود می‌بخشد و زمینه رشد و توسعه پایدار را فراهم می‌آورد. اگر شما هم به دنبال راهی برای بهینه‌سازی تیم خود، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری هستید، زمان آن رسیده که با نگاهی هوشمندانه به فناوری، آینده کسب‌وکار خود را با رویان تضمین کنید.
