مدیریت یک شرکت حمل و نقل بین‌المللی بدون استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری امکان‌پذیر است، اما با افزایش تعداد پرونده‌ها، مشتریان و عملیات روزانه، روش‌های سنتی مانند اکسل و مکاتبات پراکنده معمولاً با محدودیت‌های بیشتری مواجه می‌شوند.
در چنین شرایطی، خرید نرم‌افزار مدیریت حمل و نقل بین‌المللی به یکی از تصمیم‌های مهم مدیریتی تبدیل می‌شود. با این حال، هزینه خرید و پیاده‌سازی نرم‌افزار ممکن است این سؤال را برای مدیران ایجاد کند که آیا چنین سرمایه‌گذاری‌ای واقعاً توجیه اقتصادی دارد؟
برای پاسخ به این سؤال، صرفاً مقایسه قیمت نرم‌افزار بین‌المللی حسابداری با بودجه شرکت کافی نیست. باید بررسی کرد که استفاده از آن تا چه اندازه هزینه‌های عملیاتی را کاهش می‌دهد، بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد و به بهبود درآمد و سودآوری کمک می‌کند.
در این مقاله، مفهوم بازگشت سرمایه یا ROI را در صنعت حمل و نقل بین‌المللی بررسی می‌کنیم، هزینه‌های اولیه خرید و راه‌اندازی نرم‌افزار را توضیح می‌دهیم و با استفاده از یک مثال عددی، روش محاسبه آن را نشان می‌دهیم.
ROI یا بازگشت سرمایه چیست؟
ROI مخفف عبارت Return on Investment و به معنای بازگشت سرمایه است. این شاخص نشان می‌دهد یک سرمایه‌گذاری در مقایسه با هزینه‌ای که برای آن پرداخت شده، چه میزان بازده مالی ایجاد کرده است.
برای مثال، خرید یک کامیون در شرکت حمل و نقل را در نظر بگیرید. شرکت برای خرید آن هزینه می‌کند، اما این هزینه با درآمد حاصل از جابه‌جایی بار در طول زمان جبران می‌شود.
خرید نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی نیز از نظر اقتصادی می‌تواند چنین ساختاری داشته باشد. نرم‌افزار به‌جای جابه‌جایی فیزیکی بار، بخشی از فرایندهای عملیاتی، اداری، مالی و اطلاعاتی شرکت را مدیریت می‌کند و در صورت انتخاب و استفاده صحیح، می‌تواند هزینه‌های جاری را کاهش دهد.
تفاوت هزینه و سرمایه‌گذاری
تفاوت اصلی هزینه و سرمایه‌گذاری در نتیجه‌ای است که در بلندمدت ایجاد می‌کنند.
- هزینه جاری: مبلغی که برای حفظ فعالیت‌های روزمره شرکت پرداخت می‌شود و لزوماً بازده مالی مستقیمی ندارد؛ مانند هزینه آب و برق دفتر.
- سرمایه‌گذاری: مبلغی که با هدف ایجاد ارزش اقتصادی یا بازده مالی در آینده پرداخت می‌شود؛ مانند خرید تجهیزات یا توسعه زیرساخت‌های عملیاتی.
البته خرید نرم‌افزار به‌تنهایی تضمین‌کننده بازگشت سرمایه نیست. اگر سیستم متناسب با نیازهای شرکت انتخاب نشود یا کارکنان از امکانات آن استفاده نکنند، ممکن است هزینه پرداخت‌شده به نتیجه مورد انتظار نرسد.
فرمول محاسبه ROI
برای محاسبه بازگشت سرمایه می‌توان از فرمول زیر استفاده کرد:
ROI = (منافع مالی حاصل از سرمایه‌گذاری − هزینه سرمایه‌گذاری) ÷ هزینه سرمایه‌گذاری × ۱۰۰
شاخص دیگری که در کنار ROI باید بررسی شود، دوره بازگشت سرمایه (Payback Period) است. این شاخص مشخص می‌کند چه مدت زمان لازم است تا منافع مالی حاصل از سرمایه‌گذاری، هزینه اولیه آن را پوشش دهد.
برای تصمیم‌گیری دقیق‌تر، بهتر است علاوه بر صرفه‌جویی مستقیم، تأثیر نرم‌افزار بر بهره‌وری کارکنان، کیفیت خدمات و حفظ مشتریان نیز بررسی شود. البته این موارد تنها زمانی باید در محاسبه مالی وارد شوند که بتوان ارزش اقتصادی آن‌ها را به‌صورت قابل‌دفاع برآورد کرد.
هزینه‌های پنهان مدیریت حمل و نقل بدون نرم‌افزار
استفاده از روش‌های سنتی مدیریت عملیات به معنای حذف هزینه‌ها نیست. بخشی از این هزینه‌ها در قالب زمان ازدست‌رفته، خطاهای انسانی، دوباره‌کاری و درآمدهای وصول‌نشده ظاهر می‌شوند.
مشکل اینجاست که بسیاری از شرکت‌ها این موارد را به‌عنوان هزینه‌های مستقل ثبت نمی‌کنند و در نتیجه، تصویر دقیقی از هزینه واقعی فرایندهای فعلی خود ندارند.
| هزینه پنهان | نمونه در شرکت حمل و نقل | تأثیر نرم‌افزار |
|---|---|---|
| ورود چندباره اطلاعات | ثبت مشخصات مشتری و محموله در فایل‌های مختلف، بارنامه و فاکتور | ثبت یک‌باره اطلاعات و استفاده مجدد از آن در فرایندهای مختلف |
| خطا در اسناد | اشتباه در اطلاعات گیرنده، مشخصات کالا یا اسناد حمل | استفاده از اطلاعات متمرکز و فرم‌های استاندارد برای کاهش خطا |
| پیگیری وضعیت محموله | صرف زمان کارشناسان برای پاسخ‌گویی مکرر به مشتریان | فراهم کردن امکان مشاهده وضعیت محموله توسط مشتری |
| هزینه‌های فاکتورنشده | ثبت نشدن هزینه‌هایی مانند انبارداری و خدمات جانبی | ثبت هزینه‌ها در پرونده و امکان بررسی آن‌ها هنگام صدور فاکتور |
| وابستگی به کارکنان | پراکندگی اطلاعات و سوابق در فایل‌های شخصی کارشناسان | نگهداری متمرکز اطلاعات مشتریان و پرونده‌ها |
| نبود گزارش‌های تحلیلی | دشواری در شناسایی مسیرها و مشتریان سودآور | دسترسی به گزارش‌های مالی و عملیاتی برای تصمیم‌گیری بهتر |
چرا سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار حمل و نقل اهمیت بیشتری پیدا کرده است؟
نیاز به مدیریت دقیق عملیات در صنعت حمل و نقل بین‌المللی موضوع جدیدی نیست؛ اما تغییرات بازار و افزایش پیچیدگی فرایندها باعث شده است استفاده از ابزارهای مدیریتی اهمیت بیشتری پیدا کند.
چند عامل اصلی در این زمینه نقش دارند:
۱. نوسان نرخ ارز و هزینه‌های حمل
تغییرات نرخ ارز و کرایه حمل می‌تواند بر قیمت تمام‌شده خدمات و حاشیه سود شرکت تأثیر بگذارد. اگر اطلاعات مالی و نرخ‌های مورد استفاده در پرونده‌ها به‌روز نباشند، احتمال بروز اختلاف در محاسبات و قیمت‌گذاری افزایش پیدا می‌کند.
نرم‌افزاری که امکان ثبت و مدیریت نرخ‌ها و صدور فاکتور با ارزهای مختلف را فراهم می‌کند، می‌تواند به کنترل بهتر این فرایند کمک کند.
۲. اهمیت کنترل هزینه‌ها و حفظ حاشیه سود
در شرایطی که هزینه‌های عملیاتی افزایش پیدا می‌کنند، شناسایی هزینه‌های ثبت‌نشده و کاهش دوباره‌کاری اهمیت بیشتری دارد.
گزارش‌های مالی دقیق به مدیران کمک می‌کنند سودآوری هر پرونده را بررسی کنند و درباره قیمت‌گذاری و نحوه مدیریت هزینه‌ها تصمیم‌های دقیق‌تری بگیرند.
۳. افزایش انتظارات مشتریان
مشتریان انتظار دارند اطلاعات مربوط به وضعیت محموله و فرایند حمل را در زمان مناسب دریافت کنند. پاسخ‌گویی سریع و ارائه اطلاعات شفاف می‌تواند تجربه همکاری با شرکت را بهبود دهد.
۴. افزایش هزینه جذب و نگهداری نیروی متخصص
فرایندهای دستی و تکراری بخش قابل‌توجهی از ظرفیت کارشناسان عملیات را مصرف می‌کنند. اتوماسیون این فعالیت‌ها به کارکنان فرصت می‌دهد زمان بیشتری را به وظایف تخصصی اختصاص دهند.
۵. اهمیت سرعت در تصمیم‌گیری مدیریتی
دسترسی به اطلاعات یکپارچه و گزارش‌های به‌روز، تصمیم‌گیری درباره هزینه‌ها، مشتریان، مسیرها و ظرفیت عملیاتی را ساده‌تر می‌کند. در مقابل، استخراج اطلاعات از چندین فایل و منبع مختلف می‌تواند فرایند تصمیم‌گیری را طولانی کند.
چه ویژگی‌هایی یک نرم‌افزار مدیریت حمل و نقل را به ابزار مناسبی برای سرمایه‌گذاری تبدیل می‌کند؟
همه نرم‌افزارهای حمل و نقل بین‌المللی امکانات یکسانی ندارند. برای بهره‌مندی از مزایای اقتصادی این ابزارها، باید قابلیت‌های آن‌ها با نیازهای شرکت هماهنگ باشد.
پیشنهاد مطالعهانتخاب بهترین نرم افزار حسابداری حمل و نقل بین المللیبرخی از قابلیت‌های مهم عبارت‌اند از:
- دسترسی تحت وب و امکان استفاده از طریق تلفن همراه
- مدیریت پرونده‌های حمل و اطلاعات مشتریان
- تولید و مدیریت اسناد حمل
- مدیریت هزینه‌ها، درآمدها و فاکتورهای چندارزی
- ارائه گزارش‌های مالی و عملیاتی
- امکان پیگیری وضعیت محموله توسط مشتری
- ارتباط با نرم‌افزارهای حسابداری و سایر ابزارهای سازمانی
- پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی منظم
نکته مهم این است که صرف وجود این امکانات کافی نیست. عملکرد واقعی نرم‌افزار، کیفیت پشتیبانی و میزان تطابق آن با فرایندهای شرکت باید پیش از خرید بررسی شود.
هزینه‌های اولیه خرید و راه‌اندازی نرم‌افزار
برای محاسبه دقیق بازگشت سرمایه، نباید تنها مبلغ خرید یا اشتراک نرم‌افزار را در نظر گرفت. پیاده‌سازی یک سیستم جدید معمولاً هزینه‌های دیگری نیز دارد که باید در بودجه اولیه لحاظ شوند.
هزینه‌های مالی
| مورد | توضیح | نکته |
|---|---|---|
| خرید یا اشتراک نرم‌افزار | پرداخت یک‌باره یا دوره‌ای | مدل پرداخت بر هزینه اولیه و هزینه بلندمدت تأثیر دارد |
| راه‌اندازی و تنظیمات | پیکربندی فرم‌ها، اسناد، کاربران و دسترسی‌ها | پیش از عقد قرارداد بپرسید کدام تنظیمات در قیمت نرم‌افزار گنجانده شده و کدام هزینه جداگانه دارد |
| انتقال اطلاعات | انتقال سوابق مشتریان و پرونده‌ها از اکسل یا سیستم قبلی | کیفیت و نظم اطلاعات اولیه اهمیت دارد |
| سخت‌افزار و سرور | تجهیزات موردنیاز در صورت میزبانی نرم‌افزار روی سرورهای شرکت | اگر میزبانی بر عهده ارائه‌دهنده باشد، نیاز به زیرساخت داخلی کمتر است |
| آموزش کارکنان | آموزش واحد عملیات، مالی و مدیریت | آموزش ناکافی می‌تواند استفاده از سیستم را محدود کند |
| پشتیبانی و نگهداری | رفع اشکال، به‌روزرسانی و خدمات پشتیبانی | هزینه‌های دوره‌ای را در محاسبات بلندمدت لحاظ کنید |
هزینه‌های زمانی
راه‌اندازی نرم‌افزار علاوه بر هزینه مالی، به زمان نیاز دارد.
- بررسی نیازها: در ابتدا باید فرایندهای فعلی شرکت بررسی و نیازهای هر واحد مشخص شوند.
- تنظیمات و انتقال اطلاعات: زمان موردنیاز به تعداد پرونده‌ها، کاربران و کیفیت اطلاعات موجود بستگی دارد.
- استفاده هم‌زمان از سیستم قدیمی و جدید: در دوره انتقال ممکن است شرکت برای اطمینان از صحت اطلاعات، مدتی از هر دو سیستم استفاده کند.
- آشنایی کارکنان با نرم‌افزار: در هفته‌های نخست ممکن است سرعت انجام برخی فعالیت‌ها کاهش پیدا کند تا کارکنان به محیط جدید عادت کنند.
هزینه‌های انسانی و سازمانی
موفقیت پروژه تنها به امکانات فنی نرم‌افزار وابسته نیست. نحوه مدیریت تغییرات در سازمان نیز اهمیت دارد.
مهم‌ترین موارد عبارت‌اند از:
- تعیین مسئول پروژه: بهتر است یک نفر از داخل شرکت مسئول هماهنگی با ارائه‌دهنده نرم‌افزار و پیگیری مراحل اجرا باشد.
- مشارکت مدیران: حمایت مدیریت در تعیین اولویت‌ها و حل مشکلات اجرایی ضروری است.
- آماده‌سازی کارکنان: کارکنان باید با اهداف پیاده‌سازی و مزایای تغییر فرایندها آشنا شوند.
- بازنگری در فرایندهای کاری: پیش از انتقال اطلاعات، لازم است وظایف و مسئولیت‌ها در هر مرحله مشخص شوند.
پیشنهاد می‌شود هنگام برآورد بودجه، علاوه بر هزینه‌های اعلام‌شده توسط شرکت ارائه‌دهنده، مبلغی نیز برای تغییرات احتمالی و هزینه‌های پیش‌بینی‌نشده در نظر گرفته شود.
سرمایه‌گذاری در نرم‌افزار حمل و نقل چگونه بازده ایجاد می‌کند؟
بازگشت سرمایه معمولاً بلافاصله پس از خرید نرم‌افزار اتفاق نمی‌افتد. این فرایند به‌تدریج و با تکمیل مراحل راه‌اندازی، آموزش و استفاده مستمر از سیستم شکل می‌گیرد.
مرحله اول: راه‌اندازی و آموزش
در ماه‌های ابتدایی، بخش عمده فعالیت‌ها به انتقال اطلاعات، تنظیم سیستم و آموزش کارکنان اختصاص دارد.
در این مرحله ممکن است هزینه‌ها از منافع مالی حاصل بیشتر باشند. بنابراین، ارزیابی عملکرد نرم‌افزار در این دوره باید بیشتر بر صحت پیاده‌سازی و میزان استفاده کارکنان متمرکز باشد.
مرحله دوم: کاهش هزینه‌های عملیاتی
پس از استقرار نرم‌افزار، نخستین نتایج مالی و عملیاتی قابل‌اندازه‌گیری ظاهر می‌شوند:
- کاهش زمان موردنیاز برای ثبت اطلاعات و تهیه اسناد
- کاهش دوباره‌کاری و خطاهای ناشی از ورود دستی اطلاعات
- ثبت منظم هزینه‌های جانبی پرونده‌ها
- کاهش تعداد درخواست‌های تکراری مشتریان برای پیگیری وضعیت محموله
- دسترسی سریع‌تر به سوابق مالی و عملیاتی
میزان صرفه‌جویی در این مرحله به حجم فعالیت شرکت و امکانات واقعی نرم‌افزار بستگی دارد.
مرحله سوم: افزایش ظرفیت و بهبود تصمیم‌گیری
پس از تثبیت استفاده از سیستم، شرکت می‌تواند از اطلاعات جمع‌آوری‌شده برای بهبود عملکرد کلی استفاده کند.
برای مثال:
- کارشناسان می‌توانند زمان بیشتری را به مدیریت پرونده‌های جدید اختصاص دهند.
- مدیران می‌توانند سودآوری مشتریان و مسیرهای مختلف را مقایسه کنند.
- اطلاعات منظم‌تر، برنامه‌ریزی برای افزایش ظرفیت عملیاتی را ساده‌تر می‌کند.
- در صورت توسعه فعالیت یا افتتاح شعبه جدید، امکان مدیریت متمرکز اطلاعات فراهم می‌شود.
در این مرحله، ارزش نرم‌افزار تنها به کاهش هزینه‌های روزمره محدود نیست و می‌تواند در توسعه کسب‌وکار نیز نقش داشته باشد.
چگونه بازگشت سرمایه را برای شرکت خود محاسبه کنیم؟
برای محاسبه ROI نیازی به ابزارهای پیچیده مالی ندارید. با جمع‌آوری اطلاعات عملیاتی شرکت و بررسی هزینه‌های فعلی می‌توانید برآورد اولیه قابل‌قبولی تهیه کنید.
مراحل پیشنهادی عبارت‌اند از:
۱. زمان فعالیت‌های تکراری را اندازه‌گیری کنید.
از کارشناسان بخواهید به مدت یک هفته، زمان صرف‌شده برای ورود اطلاعات، تهیه اسناد و پاسخ‌گویی به درخواست‌های تکراری مشتریان را ثبت کنند.
۲. ارزش مالی زمان کارکنان را محاسبه کنید.
مجموع ساعت‌های ثبت‌شده را در هزینه واقعی هر ساعت کار کارکنان ضرب کنید. در این محاسبه می‌توانید هزینه حقوق و مزایا را نیز لحاظ کنید.
۳. هزینه خطاهای عملیاتی را بررسی کنید.
پرونده‌های شش ماه گذشته را بررسی کنید و هزینه‌های ناشی از اشتباه در اسناد، توقف محموله، جریمه و دوباره‌کاری را استخراج کنید.
۴. هزینه‌های جانبی وصول‌نشده را شناسایی کنید.
حداقل ۲۰ پرونده بسته‌شده را بررسی کنید تا مشخص شود چه هزینه‌هایی در جریان عملیات ثبت شده‌اند اما در فاکتور نهایی لحاظ نشده‌اند.
۵. هزینه‌های فعلی را جمع‌بندی کنید.
مجموع هزینه‌های قابل‌اندازه‌گیری، مبنایی برای مقایسه وضعیت فعلی با شرایط پس از پیاده‌سازی نرم‌افزار خواهد بود.
۶. هزینه کامل نرم‌افزار را برآورد کنید.
هزینه خرید یا اشتراک، راه‌اندازی، انتقال اطلاعات، آموزش و پشتیبانی را برای یک دوره سه‌ساله محاسبه کنید.
۷. منافع مالی و دوره بازگشت سرمایه را مقایسه کنید.
با استفاده از فرمول ROI، بازده سرمایه‌گذاری را محاسبه کنید. برای محاسبه دوره بازگشت نیز هزینه اولیه را بر منفعت خالص ماهانه قابل‌انتظار تقسیم کنید.
۷ اشتباه رایج که بازگشت سرمایه نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی را کاهش می‌دهد
حتی یک نرم‌افزار مناسب نیز در صورت انتخاب یا پیاده‌سازی نادرست ممکن است بازده موردانتظار را ایجاد نکند.
برخی از اشتباهات رایج عبارت‌اند از:
- انتخاب نرم‌افزار صرفاً بر اساس قیمت: نرم‌افزاری که امکانات موردنیاز شرکت را پوشش نمی‌دهد، ممکن است کارکنان را به استفاده مجدد از اکسل و روش‌های قبلی سوق دهد.
- خرید نرم‌افزار به تقلید از دیگران: بسیاری از شرکت‌ها نرم‌افزاری گران‌قیمت را تنها به این دلیل انتخاب می‌کنند که شرکت‌های هم‌صنف یا آشنایانشان از آن استفاده می‌کنند. اما سیستمی که برای یک شرکت دیگر مناسب است، لزوماً با حجم پرونده‌ها، روش‌های حمل و فرایندهای شرکت شما تطابق ندارد و ممکن است هزینه‌ای بسیار بیشتر از نیاز واقعی ایجاد کند.
- انتقال اطلاعات نامنظم: انتقال داده‌های ناقص یا تکراری، مشکلات سیستم قبلی را به محیط جدید منتقل می‌کند.
- نبود مسئول مشخص برای پروژه: بدون تعیین یک مسئول داخلی، هماهنگی میان کارکنان و شرکت ارائه‌دهنده دشوار می‌شود.
- شخصی‌سازی بیش از حد: تغییرات گسترده برای تطبیق نرم‌افزار با تمام جزئیات روش‌های قدیمی ممکن است هزینه و زمان پیاده‌سازی را افزایش دهد.
- آموزش ناکافی کارکنان: آشنایی اولیه با محیط نرم‌افزار برای استفاده مؤثر از تمام امکانات آن کافی نیست.
- ادامه استفاده نامحدود از اکسل: دوره استفاده هم‌زمان از سیستم قدیمی و جدید باید برنامه مشخصی داشته باشد. در غیر این صورت، ثبت اطلاعات در چند محل می‌تواند دوباره‌کاری را افزایش دهد.
چک‌لیست انتخاب نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی
پیش از انتخاب و عقد قرارداد با شرکت ارائه‌دهنده نرم‌افزار، بهتر است قابلیت‌های سیستم را بر اساس نیازهای واقعی کسب‌وکار بررسی کنید. با توجه به حرکت صنعت حمل و نقل به سمت استفاده از هوش مصنوعی، بهتر است علاوه بر نیازهای امروز، آمادگی نرم‌افزار برای این تحول را نیز در نظر بگیرید.
موارد زیر می‌توانند به ارزیابی گزینه‌های مختلف کمک کنند:
- پوشش روش‌های حمل موردنیاز شرکت، شامل دریایی، هوایی، جاده‌ای و ریلی
- امکان ایجاد و مدیریت پرونده‌های حمل
- تولید خودکار اسناد بر اساس اطلاعات ثبت‌شده
- مدیریت فاکتورها، هزینه‌ها و درآمدهای چندارزی
- امکان ارتباط با نرم‌افزار حسابداری شرکت
- قابلیت پیگیری وضعیت محموله توسط مشتری
- دسترسی از خارج دفتر و از طریق تلفن همراه
- آمادگی برای استفاده از هوش مصنوعی؛ مانند ساختار داده منظم و امکان اتصال به ابزارهای هوشمند
- پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی منظم
- مشخص بودن مالکیت اطلاعات و امکان دریافت خروجی کامل از داده‌ها
- وجود مشتریان فعال در صنعت حمل و نقل بین‌المللی
- امکان بررسی نسخه نمایشی با استفاده از یکی از پرونده‌های واقعی شرکت
پیشنهاد می‌شود پیش از نهایی کردن قرارداد، عملکرد نرم‌افزار را در یک سناریوی واقعی بررسی کنید. این کار به شما کمک می‌کند تفاوت میان امکانات معرفی‌شده و قابلیت‌های عملی سیستم را بهتر ارزیابی کنید.
پرسش‌های متداول
آیا خرید نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی برای شرکت‌های کوچک نیز مقرون‌به‌صرفه است؟
اندازه شرکت به‌تنهایی معیار مناسبی برای تصمیم‌گیری نیست. تعداد پرونده‌ها، پیچیدگی عملیات و میزان فعالیت‌های تکراری اهمیت بیشتری دارند.
برای مثال، یک شرکت کوچک با تعداد محدودی کارشناس اما حجم بالای پرونده‌های عملیاتی ممکن است از استقرار نرم‌افزار سود قابل‌توجهی به دست آورد. استفاده از مدل‌های اشتراکی نیز می‌تواند هزینه اولیه خرید را کاهش دهد.
بازگشت سرمایه نرم‌افزار حمل و نقل معمولاً چقدر طول می‌کشد؟
زمان مشخصی برای همه شرکت‌ها وجود ندارد. حجم فعالیت، هزینه‌های فعلی، قابلیت‌های نرم‌افزار و کیفیت پیاده‌سازی بر این مدت تأثیر می‌گذارند.
برای برآورد دقیق‌تر، بهتر است هزینه‌های فعلی شرکت و صرفه‌جویی احتمالی پس از استقرار نرم‌افزار به‌صورت جداگانه محاسبه شوند.
نرم‌افزار تحت وب روی سرور ارائه‌دهنده بهتر است یا روی سرور خود شرکت؟
تحت وب یا ابری بودن نرم‌افزار به این معنا نیست که شرکت کنترلی بر زیرساخت و اطلاعات خود ندارد. بسیاری از نرم‌افزارهای تحت وب امروزی را می‌توان هم روی سرورهای ارائه‌دهنده و هم روی سرورهای اختصاصی خود شرکت راه‌اندازی کرد. بنابراین تصمیم اصلی، انتخاب محل میزبانی است:
- میزبانی توسط ارائه‌دهنده: نیاز به خرید و نگهداری سرور کمتر است و راه‌اندازی معمولاً سریع‌تر انجام می‌شود.
- میزبانی روی سرور شرکت: کنترل مستقیم بر محل نگهداری اطلاعات بیشتر است، اما هزینه سرور، نگهداری و پشتیبانی داخلی نیز باید در محاسبات لحاظ شود.
برای مثال، نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی رویان TMS تحت وب است و امکان نصب روی سرورهای اختصاصی مشتری را نیز دارد. در هر دو حالت، شرایط امنیت، پشتیبان‌گیری و مالکیت اطلاعات باید پیش از عقد قرارداد مشخص شوند.
آیا نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی جایگزین کارکنان می‌شود؟
هدف اصلی نرم‌افزار مدیریت بهتر فرایندها و کاهش فعالیت‌های تکراری است، نه حذف نقش کارکنان.
اتوماسیون ثبت اطلاعات، تهیه اسناد و مدیریت پرونده‌ها می‌تواند زمان بیشتری برای فعالیت‌های تخصصی مانند هماهنگی با شرکت‌های کشتیرانی، پیگیری امور گمرکی و ارتباط با مشتریان ایجاد کند.
اگر اطلاعات شرکت در اکسل به‌خوبی سازمان‌دهی شده باشد، باز هم به نرم‌افزار نیاز داریم؟
اکسل برای ثبت و تحلیل اطلاعات ابزار کاربردی‌ای است، اما نه‌تنها در مدیریت یکپارچه فرایندهای حمل و نقل، بلکه در خودکارسازی کارهای تکراری و دستی نیز محدودیت‌هایی دارد.
برای مثال، تهیه خودکار اسناد، مدیریت هم‌زمان پرونده‌ها، اطلاع‌رسانی به مشتریان و کنترل گردش اطلاعات در چند واحد سازمانی، به امکاناتی فراتر از یک فایل اکسل نیاز دارند.
البته داشتن اطلاعات منظم در اکسل می‌تواند فرایند انتقال داده‌ها به نرم‌افزار جدید را ساده‌تر کند.
جمع‌بندی
تصمیم‌گیری درباره خرید نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی نباید صرفاً بر اساس مبلغ اولیه آن انجام شود. برای ارزیابی اقتصادی این تصمیم، باید هزینه‌های فعلی شرکت، هزینه‌های پیاده‌سازی و منافع مالی احتمالی در یک بازه زمانی مشخص بررسی شوند.
کاهش دوباره‌کاری، مدیریت دقیق‌تر هزینه‌ها، دسترسی سریع به اطلاعات و بهبود بهره‌وری کارکنان از جمله عواملی هستند که می‌توانند به بازگشت سرمایه کمک کنند.
البته میزان این بازده به شرایط هر شرکت، امکانات نرم‌افزار و نحوه اجرای پروژه بستگی دارد. به همین دلیل، پیش از انتخاب سیستم بهتر است نیازهای عملیاتی خود را مشخص کنید و عملکرد گزینه‌های مختلف را در قالب نسخه نمایشی ارزیابی کنید.
برای بررسی امکانات نرم‌افزار حمل و نقل بین‌المللی رویان TMS و آشنایی با قابلیت‌های آن، می‌توانید با کارشناسان مجموعه تماس بگیرید و درخواست مشاهده دمو داشته باشید.
